Klachten, registratie en privacy

Wat mág je registreren volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)? Mag je als vertrouwenspersoon privacygevoelige informatie delen, en zo ja: met wie en wanneer?

Registratie

Per klacht maak je als vertrouwenspersoon een dossier aan met daarin:

• Persoonsgegevens van de klager.
• Persoonsgegevens van de aangeklaagde.
• Beschrijving van de inhoud van de klacht.
• Verslagen van de

Het dossier van de vertrouwenspersoon valt onder de AVG. Je mag in dat dossier alleen feiten en omstandigheden registreren die betrekking hebben op de klacht. Het registreren van bijzondere persoonsgegevens – zoals seksuele voorkeur, levensovertuiging, godsdienst, ras of gezondheid – is alleen toegestaan als dit rechtstreeks betrekking heeft op de klacht.

De klager moet uitdrukkelijk toestemming geven voor het aanmaken van een dossier. Puur persoonlijke aantekeningen die je als vertrouwenspersoon maakt, vallen niet onder de AVG als er verder niets mee gebeurt. Zodra je deze aantekeningen verwerkt of deelt, bijvoorbeeld in een jaarverslag of een dossier, vallen deze gegevens wél onder de AVG.

Algemene Verordening Gegevensbescherming

Voor de privacy van de betrokkenen is het belangrijk dat je weet wat je wel en niet mag vastleggen. In de AVG staat dat men zorgvuldig moet omgaan met persoonsgebonden gegevens. Er zijn twee belangrijke criteria voor het mogen verzamelen, verwerken en uitwisselen van persoonsgegevens:

1. Het moet een doel hebben.
2. Het moet noodzakelijk zijn.

Het registreren van (persoons)gegevens door de vertrouwenspersoon is noodzakelijk voor een correcte en adequate afhandeling van een klacht. Daarnaast heeft registratie tot doel:

• In kaart brengen van de klacht.
• Volgen van het afhandelingsproces van de klacht.
• Feitenverzameling in geval een klacht ingediend wordt bij bevoegd gezag of de klachtencommissie.
• Feitenverzameling in geval meerdere klachten over een aangeklaagde binnenkomen.
• (Veel) voorkomende ongewenste omgangsvormen op school in kaart brengen/incidentenregistratie.
• Gegevensverzameling ten behoeve van het jaarverslag van de vertrouwenspersoon voor het bevoegd gezag.
• Tijdsregistratie ten behoeve van de verantwoording van het werk van de vertrouwenspersoon aan het bevoegd gezag.

Veilig registreren

Vertrouwenspersonen moeten uiterst zorgvuldig omgaan met de geregistreerde informatie:

• De vertrouwenspersoon bewaart dossiers en (digitale) gegevensdragers met klachtgegevens achter slot en grendel.
• De computer is beveiligd met een wachtwoord dat alleen bij de vertrouwenspersoon bekend is.
• Als de vertrouwenspersoon dossiers in een cloud-omgeving opslaat, mag niemand anders dan de vertrouwenspersoon zelf daar toegang toe hebben.
• De vertrouwenspersoon bespreekt dossiers niet met anderen; ook niet met collega Bij intervisie kunnen vertrouwenspersonen een dossier geanonimiseerd bespreken; hierbij mogen de persoonsgegevens niet herleidbaar zijn.
• De vertrouwenspersoon bewaart gegevens niet langer dan voor het doel noodzakelijk is. Er is op grond van de AVG geen concrete bewaartermijn voor dossiers van vertrouwenspersonen. Gebruikelijk is om dossiers na het afsluiten van een klachttraject en verwerking in het (geanonimiseerde) jaarverslag te vernietigen.
• De vertrouwenspersoon draagt lopende dossiers over aan zijn/haar opvolger. Ook hierbij gaat het enkel om noodzakelijke informatie.

Inzage- en correctierecht

Personeel, ouders van leerlingen tót 16 jaar en leerlingen zelf vanáf 16 jaar hebben het recht op inzage van hun gegevens (klachtdossier). Daarnaast hebben zij het recht om wijzigingen te laten aanbrengen en/of gegevens te laten verwijderen. Dit inzagerecht omvat inzage in het complete dossier, behalve persoonlijke aantekeningen. Dit geldt overigens voor iedereen van wie persoonsgegevens in het klachtdossier zijn opgenomen, dus ook een aangeklaagde.

Als vertrouwenspersoon moet je altijd inzage geven, tenzij de veiligheid van de klager in gevaar komt. Wanneer je inzage weigert, moet iemand met beslissingsbevoegdheid dit goed hebben afgewogen en goed kunnen onderbouwen. Ook moet je deze weigering schriftelijk vastleggen.

Verder kun je als vertrouwenspersoon in drie gevallen noodzakelijke gegevens verstrekken en inzage geven in het dossier aan anderen:

1. Diegene die belast is met de klachtbehandeling, leidinggeeft aan de school en/of anderszins betrokken is bij de behandeling van de klacht. De vertrouwenspersoon moet beoordelen of inzage in het klachtdossier noodzakelijk is en welke gegevens hij verstrekt.
2. Degene die toestemming heeft gekregen van de klager/aangeklaagde om de gegevens in te zien/te ontvangen.
3. Justitie en/of politie in het geval van aangifte en/of strafbare feiten.