Wijs op schoolreis

Voorafgaand aan een schoolreis is het goed om een inschatting te maken van de mogelijke risico’s en te bedenken hoe de school met deze eventuele risico’s omgaat. Het is aan de schoolleiding om daar een afweging in te maken. Onderstaande punten kunnen helpen bij deze overwegingen.

Het plannen van de schoolreis

Maak bij de planning van de schoolreis steeds een inschatting van risico’s die er kunnen zijn, en de maatregelen en afspraken die de school moet maken, om de kans zo klein mogelijk te maken dat leerlingen en begeleiders in ongewenste situaties terecht komen.Hierbij gaat het om allerlei soorten risico’s, zoals: het verlies van spullen (zoals ID-kaarten of paspoorten), ongelukken (al dan niet met verwondingen), diefstal, leerlingen die verdwalen/ zoekraken, een brand… Maar ook terreur en aanslagen. Je maakt de afwegingen niet om af te schrikken, maar om goed voorbereid te zijn.

Zorg in elk geval dat deze documenten voor aanvang van de reis in orde zijn:

• Geldige identiteitskaart en/of paspoort
  Het is handig om kopie van het identiteitsdocument/paspoort ook digitaal mee te nemen, omdat het de vervangingsprocedure bij verlies vergemakkelijkt. De vervanging van een verloren reisdocument kan via het contactcenter van het ministerie van Buitenlandse Zaken in gang worden gezet. Het contactcentrum is 24 uur per dag, 7 dagen in de week te bereiken via telefoonnummer: +31 247 247 247.
• Schriftelijke toestemming van de ouders/verzorgers
  Je kunt dit formulier downloaden op de website van de Rijksoverheid. Om te voorkomen dat de reisleiding steeds met een hele stapel getekende formulieren onderweg is, kun je de getekende formulieren digitaal meenemen.

Inschatten risico’s en afwegingen maken

• Wanneer een schoolreis in het buitenland gepland is, is het altijd raadzaam om de site van het ministerie van Buitenlandse Zaken te checken. Hierop staat actueel reisadvies betreffende eventuele veiligheidsrisico’s in bepaalde landen en steden. Kijk voor meer informatie op de website van de Rijksoverheid.
• Bedenk van tevoren welke risico’s er kunnen zijn. Bedenk dat het ook gaat om risico’s op diefstal, ongelukken, verlies van spullen en dergelijke. De kans daarop is immers groter dan de kans op terrorisme of een aanslag.
  • Tijdens de reis
    Denk aan verlies of vergeten spullen, gedragsregels en afspraken op tussenstops
  • Op plaats van bestemming
    Denk na over vragen als: Zijn er plekken die je beter kunt vermijden? Hebben we lijstjes met relevante telefoonnummers?
  • Tijdens het verblijf
    Wie slaapt waar? Welke gedragsregels gelden? Maak afspraken over drank- en drugsgebruik. Kent iedereen de adressen en telefoonnummers? Weet iedereen wat je moet doen bij brand, diefstal, andere ongelukken?
  • Tijdens de onderdelen van het programma
    Maak afspraken over gedrag en over de rol van de begeleiding. Zorg dat iedereen weet wat je van diegene verwacht. Maak duidelijk hoeveel tijd voor de verschillende activiteiten is uitgetrokken, en wat ‘plan B’ is als dat niet lukt. Bespreek wie wat moet doen als leerlingen en/of begeleiders elkaar kwijtraken.
• Check het draaiboek met het programma om risico’s zoveel mogelijk tegen te gaan. Als het bijvoorbeeld in het programma logisch lijkt om kleine groepen van oudere leerlingen toe te staan ook korte periodes alleen op pad te laten gaan, overweeg dan of de actuele situatie dit ook toestaat.
• Wees voor en tijdens het verblijf alert op lokaal en nationaal nieuws.
• Check ook de website www.crisis.nl
• Blijf ook waakzaam in drukke plaatsen zoals winkelcentra, reishubs en (sport)stadions.
• Overweeg of het raadzaam/ wenselijk is de datum of de bezoekplaats te wijzigen naar een tijd of locatie die minder risico draagt.

Voorlichting en communicatie over risico’s

• Communiceer het programma naar ouders/verzorgers en leerlingen met daarin relevante adressen en telefoonnummers.
• Communiceer openlijk met ouders/verzorgers dat de school de veiligheid altijd prioriteit geeft en dat de organisatoren dit altijd zorgvuldig afwegen.
• Communiceer naar ouders/verzorgers en leerlingen welke inschatting op risico’s de school heeft gemaakt bij de verschillende onderdelen van de reis en welke afwegingen daarbij zijn gemaakt.
• Communiceer de afspraken die nodig zijn om de risico’s zoveel mogelijk te beperken; niet alleen naar leerlingen, maar ook naar hun ouders/verzorgers.

Afspraken maken: calamiteitenplan

Algemeen

• Maak afspraken over in welke gevallen leerlingen en ouders/verzorgers naar begeleiders mogen bellen.
• Herinner de leerlingen eraan om alert te zijn en het te vertellen aan de begeleiders als ze iets verdachts zien.
• Wees sowieso alert op meer ‘gewone’ misdaad, aangezien dit veel waarschijnlijker blijft dan terrorisme.

Bij incidenten

• Informeer leerlingen vooraf dat als ze zich in een onveilige situatie bevinden, ze zo snel mogelijk veilig weg moeten zien te komen in de directe omgeving, en dat ze geen bagage of andere bezittingen moeten meenemen.
• Neem maatregelen die communicatie tussen de begeleiders, de groep en individuele leerlingen kan helpen:
  • Begeleiders kunnen een extra mobiele telefoon dragen.
  • Elke begeleider moet een lijst bij zich hebben met alle deelnemersgegevens, waaronder medische condities en gegevens van ouders/verzorgers. Elke begeleider heeft de contactgegevens van de school en weet welk nummer hij/zij moet bellen in geval van nood.
  • De telefoonnummers van de begeleiders moeten (bij de thuisblijvers) op school bekend zijn.
  • Leerlingen moeten weten met welke begeleider ze contact kunnen opnemen als er iets is.
• De begeleiders kunnen de volgende instructies aan leerlingen geven:
  • Spreek duidelijk aangegeven ontmoetingspunten af.
  • Spreek met de leerlingen af dat zij de begeleider bellen, sms’en of Whatsappen als er iets aan de hand is om te zeggen waar hij/zij is en wat er aan de hand is.
  • Spreek af of, en zo ja in welke gevallen, jullie de WhatsApp-groep gebruiken.
  • Wees je ervan bewust dat mobiele telefoons mogelijk niet (meteen) werken.
    In Londen werden na de aanslagen van juli 2005 de telefoondiensten geblokkeerd door de politie. Maar na de aanslagen in Parijs van november 2015 werden deze juist opzettelijk opengehouden door de Franse politie.
  • Zorg ervoor dat alle leerlingen een geprinte noodcontactkaart hebben met het telefoonnummer van de school.
• Informeer de leerlingen om ALTIJD de instructies van de lokale autoriteiten op te volgen. Dat geldt bij brand of ernstige ongelukken, maar ook bij aanslagen.
  Spreek er met leerlingen over dat politie en veiligheidsdiensten bij aanslagen gewapend kunnen zijn en meer intimiderend lijken dan leerlingen gewend zijn. Politieofficieren kunnen zich extreem krachtig, imponerend en direct gedragen en kunnen zelfs wapens rechtstreeks op hen en anderen richten.
• Vertel ook hoe leerlingen duidelijk kunnen maken aan politie en veiligheidsdiensten dat ze deel uitmaken van een schoolgroep, eventueel met behulp van een daartoe vooraf opgestelde tekst.
• Maak afspraken over hoe de communicatie verloopt in noodgevallen:
  • Binnen de groep en de begeleiders
    Zorg ervoor dat beslissingen en ingrepen snel bij de begeleiders bekend zijn en je deze eenduidig naar de groep kunt communiceren.
  • Tussen de begeleiders onderling, met heldere afspraken over de taakverdeling
    Zorg ervoor dat iedere begeleider weet welke leerlingen bij diens (deel)groep behoren en dat de taakverdeling tussen begeleiders helder is over wie het voortouw heeft in het contact met anderen.
  • Tussen de begeleiding en de school
    De begeleiders moeten in noodgevallen snel contact op kunnen nemen met het thuisfront. Het is belangrijk dat er een aanspreekpunt is van de school met een telefoonnummer dat in geval van een calamiteit dag en nacht bereikbaar is. Andersom is het belangrijk dat de taakverdeling tussen de begeleiders bij de school bekend is om ervoor te zorgen dat de communicatie eenduidig verloopt.
  • Tussen de begeleiding en de autoriteiten
    Het is goed om te weten hoe er contact gelegd kan worden met de autoriteiten als er wat misgaat. Het alarmnummer 112 is in alle landen van de EU te bereiken. Het is goed om ook de noodnummers te weten die gelden voor niet-levensbedreigende situaties.
    Volg in alle gevallen de aanwijzingen van de lokale autoriteiten op. Zij schakelen, indien nodig, de medewerkers van de ambassade in. Indien gewenst kunnen de school en/of de begeleiders ook altijd zelf contact zoeken met het ministerie van Buitenlandse Zaken. Dat kan telefonisch met het contactcentrum: +31 247 247 247.
  • Tussen de school en de autoriteiten
    In het geval van een ernstig ongeluk of misdrijf onderweg en in het buitenland is het goed te bedenken op welke punten contact met de Nederlandse autoriteiten nodig is. Denk hierbij aan het ministerie van Buitenlandse Zaken (tel. +31 247 247 247), de gemeente en de politie.
  • Tussen de school en ouders/verzorgers
    Ouders en leerlingen hebben natuurlijk contact met elkaar tijdens de schoolreis. In geval van nood is het wel belangrijk dat er regie blijft op welke informatie er op welk moment wordt gedeeld, om te voorkomen dat er verschillende verhalen de ronde gaan doen en er paniek bij de thuisblijvers ontstaat.

Bron: Pharos, ‘Terrorism: security advice for school trips and student travel’