Bij een calamiteit, bel School & Veiligheid
ook nà een calamiteit kunnen wij ondersteuning bieden
030 – 285 66 16 | Adviespunt@schoolenveiligheid.nl

Ook als op jouw school een draaiboek klaarligt voor het omgaan met calamiteiten, kun je te maken krijgen met dilemma’s. Je moet onder grote druk beslissingen nemen. Zeker in een tijd dat (sociale) media al op grote schaal informeren of speculeren.

Het is niet altijd duidelijk of er sprake is van een calamiteit of een incident. Een incident kan ook overgaan in een calamiteit. Wat is het verschil?

Wat is een calamiteit?

Bij een gebeurtenis waarbij grote groepen worden bedreigd, omkomen of gewond raken, spreken we van een ramp of calamiteit. De impact van een calamiteit in het primair onderwijs is zo groot dat het de dagelijkse gang van zaken op een school ontwricht. Er ontstaat chaos en verwarring. De veiligheid en het welbevinden van de school wordt als geheel aangetast.

Voorbeelden van calamiteiten zijn;

• een onverwacht overlijden van een leraar/leerling door een ongeluk of zelfdoding
• een (bus)ongeval met ernstig letsel
• seksueel grensoverschrijdend gedrag van een leerling of leraar
• bedreiging van een leraar

Een calamiteit vraagt om een buitengewone inspanning van directie en medewerkers. Voor ondersteuning kun je als school een beroep doen op het calamiteitenteam van School & Veiligheid.

Wat is een incident?

Een incident is een nare gebeurtenis. Vergeleken met een calamiteit is er bij een incident een relatief lichte verstoring van de dagelijkse gang van zaken. Slachtoffers van een incident kunnen zich verslagen voelen. Zeker als er sprake is van opzettelijk of verwijtbaar gedrag van anderen.

Voorbeelden van incidenten zijn;

• leerlingen die met elkaar vechten
• leerlingen die iets van een ander stelen
• een boze ouder die de klas binnenstormt

Boek ‘Voorbereiden op onverwachte situaties’

Wat moet een schooldirecteur weten over het omgaan met rampen en crises en waar de schooldirecteur zich op kan richten? Daarover is het boek ‘Voorbereiden op onverwachte situaties’ verschenen. De schooldirecteuren van de kenniskring ‘Voorbereiden op onverwachte situaties hebben dit in kaart gebracht. Namens School & Veiligheid heeft onze calamiteitenadviseur Lynn Louwe hieraan een bijdrage geleverd. Je kunt het boek gratis downloaden via de website van Schoolleidersregister po.

Crisisplan

Het crisisplan gebruik je bij complexe en uitzonderlijke situaties die je als school niet met een bestaand draaiboek kan aanpakken. In het crisisplan staat beschreven op welke situaties (crisisscenario’s) de organisatie en haar medewerkers goed voorbereid moeten en willen zijn.

Geef in het crisisplan aan wat crisismanagement anders maakt dan reguliere incidenten, in termen van (project)structuren, verantwoordelijkheden, bezetting en bevoegdheden. Beschrijf ook welke plannen, procedures en draaiboeken al aanwezig zijn om incidenten en verstoringen op te vangen.

Het beste is om meer exemplaren van een draaiboek te hebben, zowel in de school als daarbuiten. Zorg dat iedereen die het moet weten, ook daadwerkelijk weet op welke plekken de draaiboeken liggen.

In het draaiboek moeten duidelijke aanwijzingen staan hoe te handelen. Het bevat een zo compleet mogelijke lijst van adres- en persoonsgegevens van mensen die je moet waarschuwen als er een calamiteit is. Raadpleeg het draaiboek regelmatig en pas de gegevens aan als dat nodig is.

In ‘Als een Ramp de School Treft vind je meer tips en een lijst van partners en organisaties.

Download gratis Als een Ramp de School Treft’

Crisisteam

Het crisisteam bestaat in ieder geval uit een vertegenwoordiger van de directie en een vertegenwoordiger van het bestuur. Vul het crisisteam zo nodig aan met experts. Maak het crisisteam niet te groot: dan wordt het onwerkbaar.

Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Vanwege de afwijkende manier van werken, is het belangrijk om de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (mandaat) van de diverse crisisteams en -leden helder te hebben. Een veelgebruikte methode is om per rol (voorzitter, notulist, communicatieadviseur, enzovoorts) op hoofdlijnen uit te schrijven wat de taken zijn. Op die manier is het ook duidelijk welke taken overgenomen moeten worden als (nog) niet iedereen er is.

Consultatie deskundigen

Het kan nodig zijn om het crisisteam incidenteel of permanent te versterken met een externe adviseur. Bij voorkeur organiseer je lokale ondersteuning.

Tips

• Neem contact op met andere directeuren die ervaring hebben opgedaan met een (vergelijkbare) crisis.
• Zorg voor procescoördinatie voor het deel buiten de school. Eventueel kan een externe procesleider (van een lokale of landelijke organisatie) hierin ondersteunen.

Netwerkpartners

Bij een calamiteit is het belangrijk om te weten met welke andere partijen de school rekening moet houden en met welke partijen de school kan samenwerken. Welke partijen kunnen helpen om de calamiteit op te lossen hangt af van de calamiteit. Denk aan politie, brandweer en andere hulpverleners. De overheid heeft zich georganiseerd in veiligheidsregio’s.

Coördinatie en advies door GGD

De GGD kan ondersteuning bieden in het coördineren en adviseren bij een crisis op school, die tot maatschappelijke onrust leidt. Zij zijn deskundig op het gebied van gezondheid en veiligheid. Zij kunnen ook adviseren over psychosociale hulp (pdf) en de overdracht naar reguliere zorg.

De ondersteuning van de GGD is aanvullend op de inzet van het calamiteitenteam van School & Veiligheid. De psychosociale hulpverleners kennen en werken samen met de lokale ketenpartners. Zij kunnen op die manier het hulpaanbod coördineren.

Convenant politie

Het is belangrijk om te weten wat jullie school en de politie aan elkaar hebben. Daarom is het goed om een convenant op te stellen: een schriftelijke set van vastgelegde afspraken. Lees hier meer over zo’n convenant (incl. voorbeelden) en de samenwerking met de politie: Politie als partner in schoolveiligheid.

Meldpunt vertrouwensinspecteurs

Binnen de Inspectie van het Onderwijs heeft een klein team van inspecteurs, naast hun toezichthoudende taak, een bijzondere taak: zij zijn vertrouwensinspecteur (VI). Ouders, leerlingen, docenten, directies en besturen, maar ook vertrouwenspersonen kunnen de vertrouwensinspecteur van de Inspectie van het Onderwijs raadplegen wanneer zich in of rond de school (ernstige) problemen voordoen op het gebied van:

• seksuele intimidatie en seksueel misbruik
• psychisch en fysiek geweld
• discriminatie en radicalisering

Dit team heeft ook de taak van vertrouwensinspecteur voor de kinderopvang en Caribisch Nederland.

Oefenen van een calamiteit

Een calamiteit gebeurt vaak onaangekondigd. Accuraat en snel handelen is dan belangrijk. Daarom is het handig om met het crisisteam te oefenen. Zo komen aandachtspunten aan het licht en weet je wat er tijdens een crisissituatie allemaal op de school afkomt. Oefenen verhoogt ook het veiligheidsbewustzijn in de organisatie en de samenwerking met externe partners in veiligheid.

aan de slag met oefenen

Seksueel grensoverschrijdend gedrag tussen leerlingen

School & Veiligheid heeft samen met IVP en GGD Hollands Midden een stappenplan ontwikkeld. Het beschrijft acties die je kunt ondernemen als er sprake is van seksueel grensoverschrijdend gedrag tussen kinderen in primair onderwijs. Download het stappenplan.

Interne communicatie

Informeer niet alleen de medewerkers over wat er is gebeurd, maar ook leerlingen en hun ouders.

Personeel informeren

Het is belangrijk dat je medewerkers goed informeert en instrueert. Alleen met de juiste informatie kunnen ze leerlingen goed informeren en begeleiden.

Welke informatie hebben ze nodig?

• De wijze waarop de de opvang binnen en buiten de klas is geregeld.
• De gang van zaken in de komende dagen.
• Bij wie ze terecht kunnen met vragen.

Met goede instructie en tips kunnen ze de juiste boodschap communiceren. Waarom is dit belangrijk?

• Als iedereen beschikt over dezelfde, meest recente informatie kan er geen of nauwelijks ‘ruis’ ontstaan.
• Problemen die ontstaan tijdens het werk kunnen tijdens een briefing snel opgepakt worden.

Leerlingen informeren

Om leerlingen te informeren, zijn er verschillende mogelijkheden:

• Je kunt als schooldirectie of bestuur zelf alle leerlingen tegelijk te informeren.
• Je kunt de leerlingen per klas informeren. Dat kan ook gedaan worden door een leraar.

Als emoties een rol spelen, zet de inhoudelijke boodschap dan duidelijk op papier. Dat geeft  houvast. Zo weten leraren wat ze moeten zeggen. Ondersteun leraren en bereid ze voor op het gesprek met leerlingen, bijvoorbeeld door het te oefenen. Als iemand zich daar niet prettig bij voelt, laat het informeren dan door een collega overnemen.

Kinderen kunnen van klasgenoten en ouders soms informatie krijgen die onjuist is of die gebaseerd is op angst of ‘horen van’. Ook vangen ze soms thuis gesprekken en discussies op die ouders (te) openlijk voeren over dit onderwerp. Houd hier rekening mee in je contact met leerlingen.

Ouders informeren

Snelle, open en goede communicatie met ouders is van belang na een calamiteit op school. Dit kan bijvoorbeeld via een brief. Lees hier meer over hoe je als schoolleider een brief schrijft: Brief aan ouders en leerlingen bij een incident: tips & voorbeelden.

Een andere optie is een ouderavond; deze kan bijdragen aan de onderlinge communicatie en voorzien in de informatiebehoefte. De ouderavond direct na de calamiteit is bedoeld om:

• informatie te geven over de gebeurtenis;
• informatie te geven over de gang van zaken op school;
• vragen van ouders te beantwoorden.

Als opvolging kan de school een informatieve ouderavond organiseren. Denk aan onderwerpen als het omgaan met rouw bij leerlingen, mogelijke reacties van leerlingen na een calamiteit en hoe je daar als ouder het beste mee om kunt gaan.

Het is belangrijk dat de schoolleider bij zo’n avond aanwezig is om de juiste informatie te geven. Soms grijpen ouders namelijk de gelegenheid aan om (kritische) vragen over de school te stellen of ze vragen plenair aandacht voor persoonlijke problemen. Emoties kunnen hoog oplopen tijdens zo’n avond. Bij voorkeur laat je de avond leiden door een technisch voorzitter die de regie kan houden en de emoties in goede banen kan leiden.

Soms is bij ouders het vertrouwen in de school geschaad, ook al weten ze rationeel dat ze de school niet verantwoordelijk kunnen houden. Er is dan een knagend gevoel: ‘Is mijn kind nog wel veilig op school?’ Geef ouders de gelegenheid daarover te praten. Ook dat is onderdeel van het verwerkingsproces.

Privacy bij dossiervorming

Dossiervorming is belangrijk bij het volgen van leerlingen. Bij een calamiteit krijgt het bijhouden van een dossier ook een procesmatige kant. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens alleen toegestaan als het een duidelijk doel heeft en het noodzakelijk is. De school heeft een verantwoordelijkheid in:

• Het waarborgen van de privacy van de leerlingen en het personeel.
• Het informeren van ouders en leerlingen over de wijze waarop school persoonsgegevens verwerkt.
• Het informeren van ouders over hun rechten.
• Het niet zonder toestemming of het informeren van ouders gegevens uitwisselen of openbaar maken.
• Het beveiligen van persoonsgegevens om misbruik te voorkomen.
• Het instrueren van medewerkers over wat is toegestaan rond het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens.

Houd bij het verstekken van informatie vanuit het privacy-oogpunt van de betrokken schoolmedewerkers rekening met het volgende:

• Gebruik neutrale bewoordingen bij (mondelinge én schriftelijke) mededelingen over de situatie.
• Noem geen details en noem ook geen namen.

Omgaan met de media

Als een calamiteit nieuwswaarde heeft, staan journalisten en cameraploegen vaak snel op de stoep. Hoe ga je daar als schoolleiding mee om?

Ook al heb je leerlingen en ouders gevraagd om de pers te mijden, het zal voor sommigen lastig zijn om zich aan die afspraak te houden. Emoties kunnen hoog oplopen en mensen willen graag hun verhaal kwijt. Leerlingen staan te popelen om in beeld te komen zodra er camera’s verschijnen. Journalisten maken hier dankbaar gebruik van.

Hoe ga je als school om met de media?

Handel proactief: Een school die zich afzijdig houdt van de media loopt het risico dat journalisten informatie via andere kanalen inwinnen. Het is tegenwoordig onmogelijk een incident ‘binnenshuis’ te houden. Door de komst van smartphones en sociale media verspreidt nieuws zich razendsnel.

Let op: in bepaalde situaties is terughoudendheid in communicatie juist wél van belang. Denk bijvoorbeeld aan een geval van (zelf)moord. Mocht je vragen hebben hoe te handelen, neem dan contact op met ons Adviespunt.

Perswoordvoerder: Benoem één persoon op school als woordvoerder naar de pers. Dat hoeft niet per se de schoolleider of bestuurder te zijn. Het moet wel iemand zijn die informatie goed kan verwoorden en die gezag uitstraalt.

Meer weten hoe om te gaan met de media?

Nazorg

Doel van de nazorg is het afronden van de ontstane situatie en voorkomen dat de nasleep van een calamiteit onvoldoende aandacht krijgt, waardoor de calamiteit opnieuw kan opspelen.

Leg vast wie binnen de crisisorganisatie bevoegd is om af te schalen. Het is als school raadzaam om het verloop gedurende de calamiteit achteraf te evalueren en de lessen goed te borgen. Als er hulpdiensten vanuit de veiligheidsregio bij betrokken zijn dan vindt daar vaak ook een evaluatie plaats.

Evaluatie

Een evaluatie is om meerdere reden van belang.

1. De evaluatie is een leermoment. Tijdens de evaluatie kan blijken dat je als schoolleiding het bestaande beleid en de visie moet aanpassen. Veranker dan de (nieuwe) afspraken en/of regels in preventief beleid.
2. Verder kan een evaluatie recht doen aan een periode die voor schoolleiders en docenten soms heel heftig en/of emotioneel is geweest.
3. Ook kan een goede evaluatie erkenning geven aan de rol die men heeft gehad.
4. En tenslotte kan de evaluatie duidelijk maken dat er nog losse eindjes zijn, die je nog moet oppakken.
5. Betrek bij de evaluatie niet alleen personeelsleden, maar ook de betrokken ouders.

Herstel

Nazorg is een proces waarin naast evalueren ook oog is voor het herstel van betrokkenen. Iedereen gaat namelijk op een andere manier om met de gevolgen van een ingrijpende gebeurtenis. De infographic ‘Het herstelproces van een slachtoffer’ van Slachtofferhulp Nederland brengt het herstelproces van een slachtoffer in beeld: wat maakt iemand door, waar loopt iemand vaak tegenaan tijdens het herstel en wat helpt bij het herstel?
Infographic – Het herstelproces van een slachtoffer

Meer horen?

De dood van een leerling, seksueel grensoverschrijdend gedrag op school of een nationale ramp. Hoe reageer je als docent op ingrijpende gebeurtenissen? Moet en kún je je als school voorbereiden op een crisis? Hoe dan? In deze podcast van Gezonde School komt crisisadviseur Ine Spee aan het woord met praktische tips over wat scholen kunnen doen.

Podcast 5: Ingrijpende gebeurtenissen | Gezonde School Inspiratie (gezondeschool-inspiratie.nl)

Wat het Calamiteitenteam voor scholen kan betekenen en wie de crisisadviseurs zijn en wat ze doen, lees je op de pagina van het Adviespunt & Calamiteitenteam.

Alles over het Calamiteitenteam