Hoe registreer ik klachten?

Als een leerling, ouder of medewerker een klacht heeft, is het belangrijk om gegevens te registreren. Vanaf het eerste gesprek noteert u gegevens over de klacht, de klager en de aangeklaagde. U maakt verslagen van gesprekken en bewaart deze in een goed beveiligd dossier.

U registreert alleen feiten en omstandigheden die betrekking hebben op de klacht. Bij het registreren van de gegevens van de klager en de aangeklaagde moet u rekening houden met de privacywetgeving. Wat u wel en niet mag registreren op grond van de Wet Bijzondere Persoonsgegevens (WBP) leest u in het infoblad Klachten, registratie en privacy.

Waarom registreren

Registratie behoort tot de basistaken van de vertrouwenspersoon. Registreren is noodzakelijk voor een adequate afhandeling van klachten. Daarnaast heeft registratie tot doel:

  • Om na te kunnen gaan of gemaakte afspraken zijn nagekomen en of de klacht is weggenomen.
  • Om te kunnen overdragen aan de externe vertrouwenspersoon of een opvolger.
  • Om (veel)voorkomende onveilige situaties en gedrag op school in kaart brengen.
  • Om op basis van (veel)voorkomende klachten beleidsadviezen te kunnen geven.
  • Om input te hebben voor het verplichte jaarverslag van de vertrouwenspersoon.

Hulpmiddelen

Voor de registratie van klachten kunt u een voorbeeldformulier downloaden. Er is ook een formulier beschikbaar voor de registratie van het gesprek met de aangeklaagde. Vertrouwenspersonen zijn verplicht om jaarlijks verslag uit te brengen van hun werkzaamheden en binnengekomen klachten. Dit jaarverslag moet u overleggen aan het bevoegd gezag. U kunt een voorbeeldjaarverslag downloaden. Vragen over registratie en privacy kunt u stellen aan de helpdesk van Stichting School & Veiligheid.


Meer informatie

Sectoren
mbo po vo
Thema's
veiligheidsbeleid
Doelgroep
vertrouwenspersoon