Hoe registreer ik klachten?

Als een leerling, ouder of medewerker een klacht heeft, is het belangrijk om gegevens te registreren. Noteer vanaf het eerste gesprek gegevens over de klacht, de klager en de aangeklaagde. Maak verslagen van gesprekken en bewaar deze in een goed beveiligd dossier. De klager moet overigens uitdrukkelijk toestemming geven voor het aanmaken van een dossier.

Het dossier van de vertrouwenspersoon valt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De vertrouwenspersoon mag alleen feiten en omstandigheden die betrekking hebben op de klacht registreren. Het registreren van bijzondere persoonsgegevens – zoals seksuele voorkeur, levensovertuiging, godsdienst, ras of gezondheid – is alleen toegestaan als dit rechtstreeks betrekking heeft op de klacht. Wat u wel en niet mag registreren op grond van de AVG leest u in ons Infoblad Klachten, registratie en privacy.

Waarom registreren?

Het registreren van (persoons)gegevens door de vertrouwenspersoon is noodzakelijk voor een correcte en adequate afhandeling van een klacht. Daarnaast heeft registratie tot doel:

  • In kaart brengen van de klacht.
  • Volgen van het afhandelingsproces van de klacht.
  • Feitenverzameling in geval een klacht ingediend wordt bij bevoegd gezag of de klachtencommissie.
  • Feitenverzameling in geval meerdere klachten over een aangeklaagde binnenkomen.
  • (Veel) voorkomende ongewenste omgangsvormen op school in kaart brengen/incidentenregistratie.
  • Gegevensverzameling ten behoeve van het jaarverslag van de vertrouwenspersoon voor het bevoegd gezag.
  • Tijdsregistratie ten behoeve van de verantwoording van het werk van de vertrouwenspersoon aan het bevoegd gezag.

Hulpmiddelen

Voor de registratie van klachten kunt u een voorbeeldformulier downloaden. Er is ook een formulier beschikbaar voor de registratie van het gesprek met de aangeklaagde. Vertrouwenspersonen zijn verplicht om jaarlijks verslag uit te brengen van hun werkzaamheden en binnengekomen klachten. Dit jaarverslag moet u overleggen aan het bevoegd gezag. U kunt een voorbeeld jaarverslag downloaden. Vragen over registratie en privacy kunt u stellen aan de helpdesk van Stichting School & Veiligheid.


Meer informatie

Sectoren
mbo po vo
Thema's
veiligheidsbeleid
Doelgroep
vertrouwenspersoon