Omgaan met persoonsgegevens binnen je school

In deze korte video leggen we uit hoe je gegevens mag delen binnen de school. Onder de video vind je uitgebreide informatie.

Informatie over het delen van gegevens buiten de school vind je hier.

Klik hier voor de video met ondertiteling.

Mag je leerlinggegevens delen met collega’s?

Stel: een leerling is regelmatig afwezig in je les. Je wilt overleggen met collega’s of dat bij andere lessen ook zo is. Mag je dat bespreken? Ja, dat mag. De school heeft een zorgplicht voor de veiligheid van leerlingen: sociaal, psychisch en fysiek. Daarnaast moet een school goed onderwijs bieden en de sociaal emotionele ontwikkeling van leerlingen volgen. Om een goed beeld te vormen van wat jij in je klas ziet, mag je dit delen met collega’s.

De rol van de mentor

Denk wel goed na over het doel van het delen van gegevens. Je wil uiteindelijk dat de leerling wordt geholpen. Een logische stap is om het met de mentor van de leerling te bespreken, en niet meteen met alle collega’s. Een mentor heeft namelijk een zorgtaak ten opzichte van de leerling. Als deze zorgen breder gedeeld moeten worden, is de mentor aan zet om met de ouders van de leerling in gesprek te gaan over de veelvuldige afwezigheid. Daarnaast heeft de school verplichtingen op grond van de Leerplichtwet. Als een leerling te vaak ongeoorloofd afwezig is, moet er een melding worden gemaakt bij de leerplichtambtenaar.

Mag je leerlinggegevens delen met ouders?

De school heeft een wettelijke plicht om ouders te informeren over de vorderingen van hun minderjarige kind. Is de leerling meerderjarig én handelingsbekwaam dan moet de school aan de leerling zelf rapporteren. Een 16-jarige is minderjarig. Bovendien is er een wettelijke grondslag in de sectorwetten opgenomen. Ook als een 16-jarige het niet eens is met de informatieverstrekking aan ouders (denk aan informatie over de cognitieve en/of sociaal-emotionele ontwikkeling van de leerling), dan heeft de school de wettelijke plicht om dit toch te doen.

Gescheiden ouders

Zijn ouders gescheiden of uit elkaar, dan is het in eerste instantie aan hen om elkaar te informeren over de vorderingen van hun kind. Maar soms is de relatie tussen ouders zodanig slecht, dat zij geen tot nauwelijks contact hebben. In dat geval heeft de school een taak om beide gezaghebbende ouders gelijkelijk actief te informeren over de vorderingen van het kind. Blijf echter altijd neutraal en kies geen partij.

Ouder zonder ouderlijk gezag

Ook een ouder zonder ouderlijk gezag heeft recht op informatie. Deze ouder moet daar wel zelf om vragen. De school hoeft deze informatie dus niet actief te verstrekken. De informatie kan gaan over de cognitieve en/of sociaal-emotionele ontwikkeling van het kind, zoals leerprestaties of medische kwesties.

Leerlingdossiers

Voor het leerlingendossier geldt dat de ouders het recht hebben om dit in te zien tot het kind 16 jaar is. Daarna moet het kind uitdrukkelijk toestemming geven voor inzage. Dit laat onverlet dat de school de wettelijke plicht heeft om ouders te informeren over de vorderingen van het minderjarige kind (zie hiervoor).

Afspraken en protocollen

Bij het delen van leerlinggegevens zijn deze aandachtspunten van belang:

• Goede afspraken over het delen van informatie zijn cruciaal.
• Leg vast wie verantwoordelijk is voor communicatie en besluitvorming.
• Werk met een duidelijk privacy protocol, waaruit blijkt welke medewerker inzicht heeft in (bepaalde delen) van het leerlingendossier.
• Zorg dat collega’s weten bij wie ze terecht kunnen bij twijfel of zorgen.
• Verwijs naar de AVG-afspraken in de schoolgids.

Denk bijvoorbeeld aan: het verwerken van de gegevens van het kind en de ouders, het maken en gebruiken van foto’s, het delen van informatie bij zorgen, of het bespreken van zorgen met het zorgteam van school. Vaak hoeven persoonsgegevens niet eens gedeeld te worden om een bepaald doel te behalen. Anoniem casussen intern voorleggen kan vaak ook al de benodigde duidelijkheid opleveren.

Functionaris gegevensbescherming

Mocht je nog vragen hebben, dan kan de functionaris gegevensbescherming (FG) je kan ondersteunen. De FG is een relatief nieuwe functie in Nederland. Een FG is een expert die binnen een organisatie toezicht houdt op de toepassing en naleving van de privacywetgeving. Zij hebben een onafhankelijke functierol. De FG is verplicht voor schoolbesturen die grote aantallen leerlingen stelselmatig observeren of bijzondere gegevens verwerken. Een FG in het onderwijs houdt dus toezicht op de naleving van de AVG binnen schoolbesturen en kan adviseren over privacykwesties, zoals de bescherming van leerling- en personeelsgegevens.

Digitale privacytool

De PO-Raad en VO-raad hebben een digitale privacytool ontwikkeld over wat scholen moeten regelen rond gegevensdeling en privacy. De tool behandelt alle privacyaspecten en veelgestelde vragen. Het ministerie van OCW, het NJi, de Nederlandse Vereniging van Pedagogen en Onderwijskundigen (NVO) en het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP), Ouders & Onderwijs en Kennisnet werkten hieraan mee.

Meer informatie

• Autoriteit Persoonsegegevens: Privacyregels voor scholen
• Specifiek voor het mbo: Stappenplan gegevensdeling (pdf-bestand)
• Specifiek voor het mbo: Servicedocument delen persoonsgegevens tussen onderwijs en zorg met arbeid (pdf-bestand)