Helpdesk
Winkelwagen

Vertrouwenswerk

po vo mbo

Over vertrouwenswerk (po)

Sinds de komst van de Kwaliteitswet (1988) fungeer jij als vertrouwenspersoon op school als eerste aanspreekpunt voor alle klachten die te maken hebben met ongewenst gedrag, machtsmisbruik of communicatie op school. Je positie op school wordt steeds belangrijker.

Naast het begeleiden van klagers, word je als vertrouwenspersoon ook geacht om gevraagd en ongevraagd beleidsadviezen te geven aan je directeur en je bevoegd gezag. Ook wordt ervan uitgegaan dat jij preventieve maatregelen kunt initiëren om ongewenste situaties te voorkomen of ter voorkoming van herhalingen van ongewenst gedrag. Zo krijg jij een spilfunctie als het om sociale veiligheid gaat.

Aanspreekpunt voor pesten

Daarnaast heeft de politieke aandacht voor pesten geresulteerd in een wetsaanpassing van de ‘Wet sociale veiligheid in het onderwijs’ (2015). De in de wet genoemde taak ‘aanspreekpunt voor pesten’ hoort van oudsher bij jouw taak als vertrouwenspersoon. Deze wetsaanpassing kan je positie binnen de school versterken. De klachtenregeling van je school beschrijft de formele klachtenprocedure. De grootste winst zit er echter in dat jij als vertrouwenspersoon mensen met klachten in het voortraject begeleidt, de zogenaamde informele klachtenprocedure. Jouw opvang en begeleiding is zeer belangrijk. Het kan de weg effenen naar een laagdrempelige klachtoplossing waar zowel de klager als de school baat bij hebben.

Twee interne, één externe

Gezien dat bij jou als vertrouwenspersoon zowel leerlingen, ouders als schoolpersoneel aankloppen, raden we aan om op school twee interne én minimaal één externe vertrouwenspersoon aan te stellen. Zo kunnen klagers een keuze maken bij wie en waar hun probleem neerleggen. Voor de één voelt juist de laagdrempeligheid binnen de school veilig, de ander voelt juist de afstand tot de school.

Spilfunctie

Ondanks dat je primaire taak het eerste aanspreekpunt en begeleider zijn voor de klager over ongewenst gedrag is, zien we in de praktijk dat leerlingen vaak bij je aankloppen bij allerlei problemen en klachten. Daarom zou de school jou als vertrouwenspersoon de spilfunctie kunnen geven om eerste aanspreekpunt te zijn voor alle problemen en klachten. Hiermee wordt je plek als vertrouwenspersoon een laagdrempelige, vertrouwelijke basisvoorziening in de school, waarbij je de ene klager professioneel begeleid in de klachtenprocedure en de andere verwijs je door en draag je over aan de juiste begeleider op school, waar het probleem hoort.


Lees meer

Was deze info nuttig?

Kennisbank artikelen over dit onderwerp:

Aanspreekpunt pesten en coördineren anti-pestbeleid op school

povoPestenVertrouwenswerkToon nog 1 tags

Leerlingen die te maken krijgen met pesten moeten bij iemand terecht kunnen op school. Ze moeten erop kunnen vertrouwen dat het pestprobleem wordt aan…

Posters vertrouwenspersoon en aanspreekpunt pesten

povoPestenVertrouwenswerkToon nog 1 tags

Op deze downloadbare posters kun je de foto en contactgegevens van de vertrouwenspersoon en/of aanspreekpunt pesten toevoegen. Vervolgens kun je de poster printen en in de school ophangen.

Taken en functies op het gebied van sociale veiligheid

povomboPestenVertrouwenswerkToon nog 2 tags

Scholen zijn verplicht zorg te dragen voor de fysieke en sociale veiligheid van leerlingen en medewerkers. Welke taken en functies op het gebied van sociale veiligheid op scholen zijn verplicht en welke niet? Een overzicht.

Omgaan met klachten en ongenoegen

Op het moment dat iemand met een klacht bij de vertrouwenspersoon aanklopt, start de interne, informele klachtenprocedure.

Informele klachtenprocedure

De informele klachtenprocedure kenmerkt zich door het voeren van gesprekken. Het eerste gesprek met de vertrouwenspersoon is het meest cruciaal. Het legt het fundament voor de relatie en begeleiding. De vertrouwenspersoon past de opvang en ondersteuning aan, aan (de aard van) de klacht en van wat de klager wil.

De informele klachtenprocedure verdient de voorkeur boven de formele route. Toch is verstandig om de klager direct de volledige informatie te geven over de rol van de vertrouwenspersoon en over de klachtroutes, zowel intern als extern.

Hartluchten bij de vertrouwenspersoon

In sommige gevallen heeft de klager voldoende aan een gesprek met de vertrouwenspersoon. Soms is het voldoende wanneer iemand goed luistert en aandacht heeft voor zowel het probleem als de emoties die het probleem bij de klager veroorzaken. Het hartluchten helpt om de klacht scherp te krijgen. En vervolgens is de klager in staat om de volgende stap alleen te nemen.

Mogelijke klachtroutes

Interne/informele traject

Als er nog geen gesprek tussen de klager en een geklaagde is geweest, is het meest winstgevende oplossing om dat gesprek aan te gaan. Als een relatieherstel mogelijk is, vindt men in het algemeen ook sneller een oplossing voor de klacht.

Als de klager al eerder in gesprek is geweest met de aangeklaagde, kun je kiezen voor nog een gesprek waar je als vertrouwenspersoon bij bent. Een goede gespreksvoorbereiding en de aanwezigheid van de vertrouwenspersoon biedt een nieuw mogelijkheid voor een oplossing. De rol van de vertrouwenspersoon is dan: het gesprek met de klager voorbereiden, het gesprek praktisch organiseren en als begeleider van de aangeklaagde aanwezig zijn.

Bemiddeling

Soms is een gesprek tussen klager en aangeklaagde zonder begeleiding niet (meer) mogelijk. Als de klager in dat geval bereid is om onder een onafhankelijke derde met de aangeklaagde een gesprek te voeren, is bemiddeling een gewenste mogelijkheid.

De vertrouwenspersoon checkt de bereidheid van de aangeklaagde en gaat op zoek naar een geschikte neutrale bemiddelaar, die beide partijen vertrouwen. De vertrouwenspersoon bemiddelt zelf niet.

Klager in gesprek met de leidinggevende/directie

Een volgende stap kan zijn de klacht neer te leggen bij de directeur. Ook dit gesprek kan de vertrouwenspersoon organiseren en de vertrouwenspersoon kan de klager begeleiden naar het gesprek en erbij aanwezig zijn.

In dit geval verwacht de klager dat de directeur zijn klacht oplost. Het levert vragen op als:

  • Neemt de directie mij en mijn klacht serieus?
  • Is de aangedragen oplossing ook een oplossing voor mij?
  • Is de klacht opgelost?
  • Is de relatie herstelt?

Deze vragen zijn belangrijk voor het verloop van de verdere procedure. Als de directeur zich niet voldoende inspant en aan de klacht niets wordt gedaan, spreken we vaak over een klachtverschuiving. De oorspronkelijke klacht, gericht tegen een docent maakt plaats voor een klacht gericht tegen de organisatie. In veel gevallen volgt dan een formele klachtenprocedure.

Bestuur

Is de klacht nog steeds niet opgelost, kan een klager naar het bestuur.

Klagers hebben vaak de aanname dat het bestuur en directie een zijn. ‘Geen vertrouwen in de directie’ stellen zij vaak gelijk aan ‘geen vertrouwen in het bestuur’. Toch is het goed om deze stap niet over te slaan voordat men een klacht bij de klachtencommissie indient. De klachtencommissie bekijkt namelijk als eerste wat het bestuur gedaan heeft om de klacht op te lossen. Deze vraag kan de klachtencommissie pas beantwoorden als de klager ook het bestuur heeft benaderd.

Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de schoolveiligheid en ook voor het functioneren van de directeur. De klager mag een open en eerlijke houding van de bestuurder verwachten bij klachten over de school en over de directie. Ook hier geldt dat de klager de vragen kan stellen die hij ook aan de directie stelde.

Als ook bij het bestuur geen oplossing gevonden is, komt de formele klachtafhandeling in beeld.

Externe/formele traject: de klachtencommissie

De redenen dat een klager een klacht bij de klachtencommissie indient, zijn verschillend. Mogelijke reden zijn:

  • Het is niet gelukt de klacht intern op te lossen;
  • De klager voelt zich niet gehoord voelt door de school;
  • De klager neemt geen genoegen met de door de school aangedragen oplossingen.

De klager kiest altijd zijn eigen route. De taak van de vertrouwenspersoon is om te vertellen wat de mogelijke consequenties van de gekozen route zijn.

Wat de klager in ieder geval moet weten hoe de klachtencommissie werkt en wat de klager van de klachtencommissie kan verwachten. Als de vertrouwenspersoon de klager goed informeert, kan het gebeuren dat de klager alsnog bereid is om de interne procedure nog een kans te geven.

Als de klager zijn klacht bij de klachtencommissie indient begint de formele klachtenprocedure. De formaliteit begint bij het indienen van de klacht. In tegenstelling tot de gesprekken op school begint bij de klachtencommissie de procedure met het indienen van een schriftelijke klacht. De klachtbrief moet aan een aantal eisen voldoen, zoals vermelden van de gegevens van de klager, de gegevens van de aangeklaagde, de feitelijke klachtomschrijving, datum, handtekening.

Nadat de klachtencommissie de klacht ontvangen heeft, gaan ze eerst bekijken of:

  • Het bestuur al naar de klacht heeft gekeken. Zo niet is de eerste stap om te onderzoeken of de klager alsnog naar het bestuur kan voordat de klachtencommissie met het behandelen van de klacht van start gaat.
  • Als de klager niet (meer) naar het bestuur wil, biedt de klachtencommissies een mogelijke bemiddelingstraject aan.

Als de partijen al een bemiddeling achter de rug hebben of niet bemiddeld willen worden, start de formele klachtenprocedure. Als er geen bemiddeling heeft plaats gevonden adviseert de klachtencommissie eerst te laten bemiddelen tussen de partijen voordat zij de klacht formeel in behandeling nemen. Dat doet de commissie met een reden: de ervaring wijst uit dat de meeste formele klachtbehandelingen niet leiden tot relatieherstel en bemiddeling vaak wel.

Was deze info nuttig?

Kennisbank artikelen over dit onderwerp:

Geheimhouding in het vertrouwenswerk

povoVertrouwenswerk

Geheimhouding is een lastige kwestie in het vertrouwenswerk. Vaak wordt door klagers vertrouwelijkheid van de vertrouwenspersoon verward met geheimhouding. Wanneer geldt geheimhoudingsplicht en wanneer niet?

Meldcode en Meldplicht

povomboPedagogisch klimaatSeksuele grensoverschrijdingVeiligheidsbeleidToon nog 3 tags

Wanneer geldt de Meldcode en wanneer de Meldplicht? En wat zijn de verschillen? Wij lichten het toe. Je kunt ook de folder downloaden met duidelijke uitleg.

Omgaan met klachten op school

povomboVertrouwenswerkToon nog 1 tags

Ouders, leerlingen en personeel hebben het recht om te klagen. Dit klachtrecht is zelfs wettelijk vastgelegd (Kwaliteitswet 1998). Wat houdt dit in?

De interne vertrouwenspersoon

Een interne vertrouwenspersoon is iemand die op school werkzaam is, bij wie je terecht kan als je een melding of klacht hebt over zaken die met de school te maken hebben.

De interne vertrouwenspersoon handelt vertrouwelijk en zorgvuldig. De interne vertrouwenspersoon kan geen geheimhouding beloven onder andere omdat sommige strafbare feiten volgens de wet gemeld moeten worden. Als minderjarige leerlingen met een klacht naar de vertrouwenspersoon komen, dan moet je de ouders hierover informeren vanwege het Informatierecht ouders.

Ondanks dat de vertrouwenspersoon niet voor privéproblemen is, luistert de vertrouwenspersoon naar alle problemen en klachten. Zo nodig brengt hij de klager in contact met die functionaris bij wie het probleem/de klacht wel hoort.

De interne vertrouwenspersoon is een schoolmedewerker en zit vast aan de hiërarchische structuur van de school. Collegialiteit en loyaliteit kunnen een valkuil zijn als de klacht gericht is tegen collega’s of leidinggevenden. Door deze kwetsbare positie zijn randvoorwaarden nodig om de vertrouwenspersoon binnen de schoolorganisatie professionele ruimte geven. Een van de belangrijkste is de positie van de vertrouwenspersoon binnen de organisatie.

Ruimte krijgen en positie innemen

In de rol van vertrouwenspersoon moet de medewerker de positie en ruimte krijgen van de werkgever. En natuurlijk moet hij die positie vervolgens zelf innemen om het werk naar behoren uit te kunnen voeren. De vertrouwenspersoon moet zich de omvang van de functie realiseren; namelijk medeverantwoordelijkheid dragen voor een veilige school en de volgende taken kunnen uitvoeren:

  • Niet wachten op klagers, maar ook alert te zijn op meldingen, geruchten en signalen;
  • Niet gevoelig zijn voor hiërarchische verhoudingen;
  • Kunnen reflecteren: kritisch zijn op eigen handelen en de klachtafhandeling naderhand evalueren;
  • Regelmatig scholingen volgen om op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen en eigen kennis te vergroten;
  • Preventieve activiteiten rondom ongewenst gedrag initiëren;
  • Zichzelf kenbaar maken binnen de school;
  • Gevraagd en ongevraagd beleidsadviezen kunnen en durven geven.

Valkuilen

Niet elke klacht en elke klager leent zich om door een interne vertrouwenspersoon begeleid te worden. Interne vertrouwenspersonen hebben naast hun takenpakket als vertrouwenspersoon ook een andere werkrelatie met collega’s, leerlingen en diens ouders.

Als er klachten zijn over collega’s van de vertrouwenspersoon komt vaak de valkuil collegialiteit of loyaliteit om de hoek kijken. Collega’s die over collega’s of een leidinggevende klagen, kunnen niet altijd de professionele onafhankelijke begeleiding krijgen van een interne vertrouwenspersoon. Die is immers ook collega en maakt onderdeel uit is van dezelfde organisatie.

Ouders die altijd klagen kunnen door de vertrouwenspersoon bij voorbaat als ‘lastige’ ervaren worden, waardoor de begeleiding niet professioneel loopt.

In al die gevallen is het fijn dat er een externe vertrouwenspersoon buiten de organisatie aangesteld is, die de begeleiding van de klager over kan nemen.

Combifuncties

Een combinatiefunctie met verschillende begeleidingstrajecten heeft niet de voorkeur heeft. Toch komt het geregeld voor dat vertrouwenspersonen ook andere petten op hebben. Soms kan het ook niet anders gezien de grootte van de school. En soms kiezen scholen bewust voor om zo veel mogelijk bij een persoon neer te leggen.

Is de school groot genoeg, dan is het aan te raden om de vertrouwenspersoon niet met een combifunctie te belasten. Als dat niet anders kan of als de school juist voor combifuncties kiest, dan is het belangrijk dat de vertrouwenspersoon per casus van petten kan wisselen en dat duidelijk communiceert. In elk geval heeft een vertrouwenspersoon nooit directie- of coördinerende taken dan wel beleidsverantwoordelijkheid.

Functieprofiel

Welke persoonskenmerken zijn er nodig, wat moet je weten en wat moet je kunnen als je vertrouwenspersoon wordt? Het gaat om de volgende drie categorieën:

1. Basishouding

Hieronder verstaan wij: Empathie, Congruentie en een Positieve blik. Maar ook: Betrouwbaar, Betrokken, Zorgvuldig, Op durven komen voor sociale veiligheid, Toegankelijk, Professionele afstand kunnen houden tot de casuïstiek.

2. Vaardigheden

Denk aan vaardigheden, zoals:

  • gespreksvoering: goed kunnen luisteren, doorvragen, samenvatten;
  • een adviesgesprek kunnen voeren;
  • goed kunnen reflecteren, ook op eigen handelen;
  • advies kunnen geven;
  • voorlichting kunnen geven;
  • kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie.

3. Kennis

Hierbij gaat het om kennis van onder meer:

  • Wet- en regelgeving;
  • Gesprekstechnieken;
  • Waar informatie te vinden is;
  • Waar ondersteuning te vinden is;
  • Klachtenregeling;
  • Van de klachtenprocedures, zowel intern als extern, inclusief juridische mogelijkheden;
  • Hoe de klachtencommissie werkt;
  • Sociale kaart intern en extern;
  • Kennis van de psychische gevolgen van ongewenst gedrag;
  • Schoolcultuur

De context van de klacht en klager bepaalt welke houding handig is tijdens het gesprek en tijdens de begeleiding. Door de combinatie van professionele houding, vaardigheden en kennis, kunnen klachten verschuiven, herdefinieerd en behapbaar worden. De vertrouwenspersoon weet niet wat het resultaat is van zijn begeleiding, maar er kan een nieuwe context ontstaan, die voor de klager nieuw perspectief biedt.

Takenpakket vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon heeft vier taken:

  1. Opvang, ondersteuning, verwijzing
  2. Begeleiding
  3. Voorlichting & preventie
  4. Advisering

Lees meer

Was deze info nuttig?

Kennisbank artikelen over dit onderwerp:

Handreiking opstellen en actualiseren klachtenregeling

povoVertrouwenswerk

Handreiking van Stichting School & Veiligheid voor het opstellen of herziening van de (interne) klachtenregeling. Bijgesteld in 2019.

Klachten, registratie en privacy

povoVeiligheidsbeleidVertrouwenswerkToon nog 1 tags

Artikel over wat de vertrouwenspersoon wel en niet mag registreren bij klachten met het oog op de privacy van de betrokkenen.

Geheimhouding in het vertrouwenswerk

povoVertrouwenswerk

Geheimhouding is een lastige kwestie in het vertrouwenswerk. Vaak wordt door klagers vertrouwelijkheid van de vertrouwenspersoon verward met geheimhouding. Wanneer geldt geheimhoudingsplicht en wanneer niet?

De externe vertrouwenspersoon

Naast een interne vertrouwenspersoon hebben vrijwel alle scholen ook een externe vertrouwenspersoon aangesteld. De externe vertrouwenspersoon heeft tenminste een opleiding gevolgd voor vertrouwenspersoon in het onderwijs. En hij heeft kennis van de drie doelgroepen waar de vertrouwenspersoon voor werkt: leerlingen, ouders en schoolmedewerkers.

Het takenpakket van de interne en externe vertrouwenspersoon is grotendeels hetzelfde:

  1. Eerste aanspreekpunt voor klachten en opvang klager;
  2. Naast de klager staan en voor de belangen van de klager staan;
  3. Onderzoeken mogelijkheden en wensen van de klager om verdere stappen te ondernemen;
  4. Nagaan of bemiddeling tussen klager en aangeklaagde een mogelijkheid is. Zo mogelijk bemiddeling organiseren, maar zelf nooit bemiddelen;
  5. De klager begeleiden in de klachtenprocedure;
  6. Indien wenselijk of nodig de klager doorverwijzen naar andere instanties of personen;
  7. Gevraagd of ongevraagd advies geven aan directie en bevoegd gezag als signalen daartoe aanleiding geven;
  8. Jaarlijks verslag uitbrengen aan het bevoegd gezag over het vertrouwenswerk.

In de klachtenregeling van de school staan de taken van de externe vertrouwenspersoon beschreven. Het bevoegd gezag sluit met de externe vertrouwenspersoon een contract af waarin deze taken nader worden uitgewerkt. Het contract waarborgt ook de onafhankelijkheid van de externe vertrouwenspersoon en de aansprakelijkheid van het bevoegd gezag.

De externe vertrouwenspersoon heeft meestal ook een adviserende en ondersteunende rol naar de interne vertrouwenspersonen. Daar kan ook professionalisering en intervisie onderdeel van uitmaken. In algemene zin kan de externe vertrouwenspersoon ook voorlichting en advies geven op het gebied van sociale veiligheid en vertrouwenswerk.

Een externe vertrouwenspersoon heeft geen arbeidsrelatie met de school (gehad) en heeft daardoor letterlijk en figuurlijk meer afstand tot de school. Mede daardoor kan hij meer vertrouwen bieden aan klagers die ‘teleurgesteld’ zijn in de school. Ook loyaliteitskwesties spelen in mindere mate een rol bij een externe vertrouwenspersoon. De klager kan direct naar de externe vertrouwenspersoon stappen, maar in de praktijk verwijst de interne vertrouwenspersoon de klager door.

Redenen voor de doorverwijzing naar de externe vertrouwenspersoon kunnen zijn:

  • De klager heeft geen vertrouwen in de interne vertrouwenspersoon;
  • De klager heeft geen vertrouwen (meer) in de school;
  • De klager wil met een meer onafhankelijke partij de interne procedure doorlopen;
  • De interne vertrouwenspersoon draagt zelf de klager over aan de externe vertrouwenspersoon, bijvoorbeeld vanwege te nauwe betrokkenheid bij de klager, loyaliteitsgevoelens ten opzichte van de school of collega, onvoldoende kennis of angst voor negatieve gevolgen;
  • De interne procedure is doorlopen zonder gewenst resultaat en de klager besluit een officiële klacht in te dienen.

Lees meer

Was deze info nuttig?

Kennisbank artikelen over dit onderwerp:

Handreiking voor vertrouwenspersonen

povomboVertrouwenswerkToon nog 1 tags

Deze Handreiking voor vertrouwenspersonen is een praktisch naslagwerk bij het uitvoeren van de meest voorkomende werkzaamheden.

Klachten, registratie en privacy

povoVeiligheidsbeleidVertrouwenswerkToon nog 1 tags

Artikel over wat de vertrouwenspersoon wel en niet mag registreren bij klachten met het oog op de privacy van de betrokkenen.

Geheimhouding in het vertrouwenswerk

povoVertrouwenswerk

Geheimhouding is een lastige kwestie in het vertrouwenswerk. Vaak wordt door klagers vertrouwelijkheid van de vertrouwenspersoon verward met geheimhouding. Wanneer geldt geheimhoudingsplicht en wanneer niet?

Directie en bestuur

Als je wilt dat een vertrouwenspersoon zijn werk goed kan doen, is er ook een rol weggelegd voor de directie en het bestuur van de school.

Leg het vast in beleid

Het is aan de directie of het bestuur om ervoor te zorgen dat het werk van de vertrouwenspersoon niet tot loyaliteitskwesties en concurrentiegevoelens leidt. Daarvoor is nodig dat de mogelijkheid om met allerlei soorten problemen en klachten naar de vertrouwenspersoon te stappen, een standaard wordt in de school. Het moet daarbij niet uitmaken of die problemen ook elders neergelegd kunnen worden.

Deze situatie bereik je onder meer door als directie deze boodschap uit te zenden: de school biedt de vertrouwenspersoon aan als voorziening ter voorkoming en ter ondersteuning van klachten; daarbij gaat het niet om een vervanging van andere begeleiders in de school, maar om een verruiming van de mogelijkheden om iedereen een luisterend oor te bieden en problemen zo snel en zorgvuldig mogelijk op te lossen.

Wat ook aan te bevelen is, is om de betrokkenheid van de vertrouwenspersoon bij de zes probleemgebieden (ongewenst gedrag op school, seksueel grensoverschrijdend gedrag, schoolorganisatie, onderwijskundige zaken, huiselijk geweld en kindermishandeling, persoonlijke problemen en problemen in de thuissituatie), vast te leggen in het schoolbeleid. Zo maak je ook formeel duidelijk wat de rol van de vertrouwenspersoon is ten opzichte van de andere functionarissen in de school.

Begrensde samenwerking

De vertrouwenspersoon werkt bij zijn kernactiviteit, de opvang en begeleiding van klagers, niet samen met collega’s. De vertrouwenspersoon staat hierbij naast de klager: diens klacht en wens zijn leidend in wat de vertrouwenspersoon onderneemt, ook richting collega’s. In deze fase is samenwerking met andere begeleiders dus geen optie.

De vertrouwenspersoon werkt wel preventief samen met alle collega’s op school. Het kan dan gaan om het afbakenen van taken en functies, het bespreken van casussen of het volgen van communicatietrainingen.

De directie of het bestuur kan de vertrouwenspersoon op dit punt beter in positie brengen door het team te informeren over de begrensde mogelijkheden tot samenwerking die de vertrouwenspersoon heeft. Zo help je de vertrouwenspersoon om zijn werk ongestoord en zonder collegiale bezwaren of loyaliteitskwesties uit te voeren.

Zonder de steun van de directie kan de vertrouwenspersoon niet goed functioneren.

Organisatorische vereisten van het vertrouwenswerk

Naast het goed neerzetten van de rol van de vertrouwenspersoon in de school, dient een aantal praktische zaken geregeld te worden rond het werk van de vertrouwenspersoon. Niet in de laatste plaats gaat het dan om maatregelen die de vertrouwelijkheid waarborgen. Hierbij dient de directie of het bestuur zich te realiseren dat de vertrouwenspersoon soms wordt benaderd met problemen die gevoelig kunnen liggen – niet alleen voor de betrokkenen, maar ook voor de school als geheel.

Een overzicht van de faciliteiten voor de vertrouwenspersoon die in orde moeten zijn:

  • Aanstellingsbesluit van het bevoegd gezag, met rechtsbescherming voor de vertrouwenspersoon;
  • Voldoende tijd;
  • Een ruimte (spreekkamer) waarin de vertrouwenspersoon in een veilige setting gesprekken kan voeren;
  • Een mobiele telefoon voor goede bereikbaarheid;
  • Een beveiligd eigen mailadres;
  • Een beveiligd opslagsysteem voor gespreksverslagen, dossiers e.d., waar alleen de vertrouwenspersoon toegang toe heeft;
  • Financiële middelen voor schoolinterne doeleinden (voorlichtingsfolder, filmpje maken, vakliteratuur e.d.) en voor scholing, deskundigheidsbevordering, netwerkbijeenkomsten.

Veiligheid is nooit ‘af’

Met het aanstellen van de vertrouwenspersoon als eerste aanspreekpunt voor alle problemen en klachten, en het goed beleggen van de overige functies en taken in het vertrouwenswerk, vergroot de school de mogelijkheden om meer te weten van, te doen aan en te leren van de ongenoegens die leven in de school. Daarbij moet het doel altijd zijn: het vergroten van de veiligheid van iedereen binnen de school.

En toch… is het goed te beseffen dat de school nooit 100% veilig is, voor leerlingen noch schoolmedewerkers. Het streven naar een veiligere school vraagt continu bewustzijn van iedereen die een taak vervult. Het vraagt daarnaast om een bestuur dat de vertrouwenspersoon in positie brengt, door deze functionaris goed te faciliteren en zijn takenpakket vast te leggen in het schoolbeleid. Een school die vertrouwenswerk serieus neemt, laat zien dat de school actief bezig is met de veiligheid binnen de school.


Lees meer

Was deze info nuttig?

Kennisbank artikelen over dit onderwerp:

Handreiking voor vertrouwenspersonen

povomboVertrouwenswerkToon nog 1 tags

Deze Handreiking voor vertrouwenspersonen is een praktisch naslagwerk bij het uitvoeren van de meest voorkomende werkzaamheden.

Handreiking opstellen en actualiseren klachtenregeling

povoVertrouwenswerk

Handreiking van Stichting School & Veiligheid voor het opstellen of herziening van de (interne) klachtenregeling. Bijgesteld in 2019.

Wet- en regelgeving

De basis van het vertrouwenswerk in het onderwijs ligt in de kwaliteitswet die is opgenomen in de wet op het Primair onderwijs en op het Voortgezet onderwijs.

Kwaliteitswet: klachtrecht

Leerlingen (vanaf 12 jaar), hun ouders en het onderwijspersoneel hebben het recht om te klagen over maatregelen, nalatigheid en gedrag. Dit is sinds 1988 geregeld in de Wet op het primair onderwijs en op het voortgezet onderwijs.

Het klachtrecht was bedoeld om de kwaliteit van het onderwijs te verbeteren. Het wordt daarom ook wel de Kwaliteitswet genoemd.

Scholen hebben met de komst van de Kwaliteitswet de verplichting om:

  • te voorzien in een klachtenregeling en klachtencommissie waar klagers met hun klachten terecht kunnen;
  • in de schoolgids te melden waar leerlingen, ouders en personeel terecht kunnen met hun klacht.

Wet Veiligheid op school

Scholen in het voortgezet onderwijs zijn verplicht zorg te dragen voor een veilige school, dat is geregeld in de wet Veiligheid op school. Deze heeft tot doel pesten aan te pakken en de veiligheid voor leerlingen op school te vergroten. De wet schrijft voor dat het bevoegd gezag in ieder geval:

  • een sociaal veiligheidsbeleid moet uitvoeren;
  • het veiligheidsgevoel van leerlingen moet monitoren;
  • de taak van het coördineren van het beleid in het tegengaan van pesten bij iemand belegt;
  • de taak van aanspreekpunt waar ouders en leerlingen pesten kunnen melden bij iemand neerlegt. In de praktijk is deze taak al ondergebracht bij de vertrouwenspersoon.

Meldplicht

Alle schoolmedewerkers moeten het bevoegd gezag onmiddellijk informeren over een mogelijk zedendelict. Bijvoorbeeld als een medewerker van de school een minderjarige leerling seksueel heeft misbruikt of geïntimideerd. Dit zijn strafbare feiten. Het schoolbestuur moet deze feiten voorleggen aan de vertrouwensinspecteur van de Inspectie van het Onderwijs. Deze zal adviseren en informeren. Wanneer het nodig is, biedt de vertrouwensinspecteur hulp als het schoolbestuur een formele klacht indient of aangifte doet.

De meldplicht geldt voor alle medewerkers op een school. Ook voor interne vertrouwenspersonen die binnen hun functie informatie krijgen over mogelijk seksueel misbruik of seksuele intimidatie. Geen enkele medewerker kan in dit soort gevallen zich beroepen op geheimhouding.

Vertrouwensinspectie

Ouders, leerlingen, docenten, directies en besturen, maar ook vertrouwenspersonen kunnen de vertrouwensinspecteur van de Inspectie van het Onderwijs raadplegen wanneer zich in of rond de school (ernstige) problemen voordoen op het gebied van:

  • seksuele intimidatie en seksueel misbruik (zedenmisdrijven);
  • psychisch en fysiek geweld;
  • discriminatie en radicalisering

De vertrouwensinspecteur luistert, informeert en als dat nodig is advies geven. Hij registreert de melding in een vertrouwelijk dossier . Zo nodig kan de vertrouwensinspecteur ook adviseren in het traject naar het indienen van een formele klacht of het doen van aangifte. In het geval dat er een vermoeden is van seksueel misbruik (zedenmisdrijf) dan geldt in een aantal gevallen de meld-, overleg- en aangifteplicht. Lees meer hierover op de website van de onderwijsinspectie.

Meldcode

Om sneller en beter in te grijpen bij vermoedens van kindermishandeling zijn scholen wettelijk verplicht om een Meldcode te hanteren. De Meldcode is een stappenplan voor (onderwijs)professionals dat zij moeten doorlopen als ze vermoedens van huiselijk geweld en kindermishandeling hebben. Per 1 januari 2019 is het stappenplan iets gewijzigd.

Geheimhouding

Geheimhoudingsplicht bestaat niet in het werk van de vertrouwenspersoon. Vertrouwelijkheidsplicht wel. Voor de adequate uitoefening van het vertrouwenswerk en het oplossen van een klacht is het soms noodzakelijk dat de vertrouwenspersoon informatie met anderen deelt. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Intern oplossen van een klacht waarbij informatie moet worden gedeeld met de directie of het bestuur.
  • Het (jaarlijks) afleggen van verantwoording aan het bevoegd gezag.
  • Getuigen. Het komt voor dat de vertrouwenspersoon door de klachtencommissie of door justitie als getuige wordt opgeroepen bij een onderzoek. Er bestaat geen beroepsgeheim en ook de vertrouwenspersoon is verplicht te antwoorden op vragen van justitie.
  • Strafbare feiten. Iedere schoolmedewerker is verplicht medewerking te verlenen aan politie en justitie als dat wordt gevraagd. Daarnaast heeft elke medewerker van school een wettelijke plicht bij een vermoeden van een zedenmisdrijf te melden bij het bevoegd gezag van school. Deze Meldplicht geldt ook voor interne vertrouwenspersonen.

Informatierecht ouders

Elke school is wettelijk verplicht de ouders, verzorgers of voogden van een minderjarige leerling te informeren over de vorderingen van de leerling en andere feiten of omstandigheden die de persoon van de leerling betreffen binnen school. Als de leerling 18 jaar of ouder is, dus meerderjarig, en handelingsbekwaam, geldt de informatieplicht van de school richting de leerling zelf.

Het schoolbestuur moet alle belangrijke informatie verstrekken waarover het uit hoofde van zijn functie beschikt. Rapporten (vorderingen), verzuim en (problematisch) gedrag op school vallen bijvoorbeeld onder de informatieplicht.

Ook de werkzaamheden van de vertrouwenspersoon vallen vaak onder het informatierecht. Als er gesprekken met een minderjarige leerling worden gevoerd betreft dat vrijwel altijd feiten of omstandigheden doe de leerling binnen school betreffen. Ouders moeten dan ook weten dat de vertrouwenspersoon met hun kind gesprekken voert. De exacte inhoud hoeft niet gedeeld te worden. De ouders kunnen dit zelf met hun kind bespreken.

AVG

Dossiers van de vertrouwenspersoon vallen onder de AVG. Dit betekent dat de vertrouwenspersoon alleen feiten en omstandigheden die betrekking hebben op de klacht mag registreren. Het registreren van bijzondere persoonsgegevens – zoals seksuele voorkeur, levensovertuiging, godsdienst, ras of gezondheid – is alleen toegestaan als dit rechtstreeks betrekking heeft op de klacht.

De klager moet uitdrukkelijk toestemming geven voor het aanmaken van een dossier. Puur persoonlijke aantekeningen van de vertrouwenspersoon vallen niet onder de AVG als er verder niets mee gebeurt. Zodra de vertrouwenspersoon aantekeningen verwerkt of deelt, bijvoorbeeld in een jaarverslag of een dossier, vallen deze gegevens wel onder de AVG.

De vertrouwenspersoon bespreekt dossiers niet met anderen; ook niet met collega-vertrouwenspersonen. Bij intervisie kunnen vertrouwenspersonen een dossier geanonimiseerd bespreken; hierbij mogen de persoonsgegevens niet herleidbaar zijn.

De vertrouwenspersoon bewaart gegevens niet langer dan voor het doel noodzakelijk is. Er is op grond van de AVG geen concrete bewaartermijn te noemen voor dossiers van vertrouwenspersonen. Gebruikelijk is om dossiers na het afsluiten van een klachttraject en verwerking in het (geanonimiseerde) jaarverslag te vernietigen.

Was deze info nuttig?

Kennisbank artikelen over dit onderwerp:

Wet Veiligheid op school

povoVeiligheidsbeleid

Scholen in het primair, voortgezet en speciaal onderwijs zijn op basis van de wet Veiligheid op school verplicht zorg te dragen voor een veilige school. Wat houdt deze wet in? Wij bieden verwijzingen naar informatie en hulpmiddelen die helpen bij het in de praktijk brengen van de verplichtingen.

Meldcode en Meldplicht

povomboPedagogisch klimaatSeksuele grensoverschrijdingVeiligheidsbeleidToon nog 3 tags

Wanneer geldt de Meldcode en wanneer de Meldplicht? En wat zijn de verschillen? Wij lichten het toe. Je kunt ook de folder downloaden met duidelijke uitleg.

Geheimhouding in het vertrouwenswerk

povoVertrouwenswerk

Geheimhouding is een lastige kwestie in het vertrouwenswerk. Vaak wordt door klagers vertrouwelijkheid van de vertrouwenspersoon verward met geheimhouding. Wanneer geldt geheimhoudingsplicht en wanneer niet?

Creëer een sociaal veilige sfeer op school