Helpdesk
Winkelwagen

Geheimhouding is een lastige kwestie in het vertrouwenswerk. Vaak wordt door klagers vertrouwelijkheid van de vertrouwenspersoon verward met geheimhouding. Sommige klagers vragen zelfs expliciet om geheimhouding. Voor vertrouwenspersonen is dit lastig: kan ik wel geheimhouding beloven? Deze pagina geeft antwoorden en informatie over het zorgvuldig en vertrouwelijk omgaan met klachten op school.

Heb ik geheimhouding?

De vertrouwenspersoon heeft geen absolute geheimhoudingsplicht. De taakomschrijving – zoals genoemd in veel klachtenregelingen gebaseerd op de verouderde modelklachtenregeling uit 1998 – zet veel vertrouwenspersonen echter op het verkeerde been. Daar wordt geheimhouding expliciet genoemd.

Modelklachtenregeling primair en voortgezet onderwijs
Artikel 3 Aanstelling en taken vertrouwenspersoon

7. De vertrouwenspersoon neemt bij zijn werkzaamheden de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht. De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van alle zaken die hij in die hoedanigheid verneemt. Deze plicht vervalt niet nadat betrokkene zijn taak als vertrouwenspersoon heeft beëindigd.

In deze tekst wordt met ‘geheimhouding’ bedoeld dat vertrouwenspersonen zorgvuldig moeten handelen en niet zomaar informatie mogen delen. Deze paragraaf zou dan ook beter kunnen luiden:

7. De vertrouwenspersoon neemt bij zijn werkzaamheden de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht. De vertrouwenspersoon gaat vertrouwelijk om met alle zaken die hij in die hoedanigheid verneemt. Deze vertrouwelijkheid vervalt niet nadat betrokkene zijn taak als vertrouwenspersoon heeft beëindigd.

Informatie delen

Het is soms noodzakelijk om informatie met anderen te delen voor het adequaat uitoefenen van vertrouwenstaken en het oplossen van een klacht. Er kan dan geen sprake zijn van geheimhouding. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

  • Informatierecht. Elke school is wettelijk verplicht de ouders, verzorgers of voogden van een minderjarige leerling te informeren over de vorderingen van de leerling en andere feiten of omstandigheden die de persoon van de leerling betreffen.
  • Rapporten (vorderingen), verzuim en (problematisch) gedrag op school vallen bijvoorbeeld onder de informatieplicht. Dit betekent dat een vertrouwenspersoon informatie uit het gesprek met de klagende leerling in veel gevallen met de ouders zal moeten delen.
  • Getuigen. Het komt voor dat de vertrouwenspersoon door de klachtencommissie of door justitie als getuige wordt opgeroepen bij een onderzoek. De vertrouwenspersoon heeft geen beroepsgeheim en is verplicht te antwoorden op vragen van justitie.
  • Strafbare feiten. Als de vertrouwenspersoon wordt gevraagd medewerking te verlenen aan politie en justitie ben je verplicht dit te doen en is geheimhouding geen niet mogelijk.
  • Meldplicht. Elke medewerker van school heeft een wettelijke plicht bij een vermoeden van een zedenmisdrijf dit te melden bij het bevoegd gezag van school. Deze Meldplicht geldt ook voor interne vertrouwenspersonen.

Sommige vertrouwenspersonen worstelen met de wettelijke meldplicht. Voor hen staat dit op gespannen voet met de vertrouwelijkheid waarmee ze een klacht moeten behandelen. Toch is het individuele belang van de klager hier ondergeschikt aan de veiligheid van iedereen op school. Externe vertrouwenspersonen zijn geen onderwijspersoneel en vallen daardoor niet onder deze Meldplicht.

Wet bestrijding van seksueel geweld en seksuele intimidatie in het onderwijs/meld- en aangifteplicht (1999)

Artikel 4: Verplichting tot overleg en aangifte inzake zedenmisdrijven

Indien een personeelslid op enigerlei wijze bekend is geworden dat een ten behoeve van de school met taken belast persoon zich mogelijk schuldig maakt of heeft gemaakt aan een misdrijf bedoeld in het eerste lid jegens een minderjarige leerling van de school, stelt het personeelslid het bevoegd gezag daarvan onverwijld in kennis.

Geheimhouding is geen oplossing

Klagers vragen vaak aan de vertrouwenspersoon om geheimhouding. Dat is begrijpelijk vanuit het oogpunt van een klager die zich kwetsbaar voelt. Maar het is onverstandig om aan zo’n verzoek te voldoen. Door geheimhouding te beloven aan een klager, komt de vertrouwenspersoon in een lastig parket en zet zichzelf, qua handelen, mogelijk klem.

Geheimhouding beloven betekent bijvoorbeeld dat je de externe vertrouwenspersoon niet kunt inschakelen. Het maakt het lastig anderen die een rol spelen bij het oplossen van de klacht te betrekken zoals de schoolleiding, het bestuur of de klachtencommissie. Het niet kunnen oplossen van de klacht betekent dat een onveilige situatie op school mogelijk blijft bestaan die ook andere leerlingen kan treffen.

Geheimhouding kan ook zorgen voor gewetensnood en ervoor zorgen dat de vertrouwenspersoon een last met zich meedraagt in plaats van te ondersteunen bij het oplossen van de klacht.

Wees duidelijk naar de klager

Als een klager vraagt om geheimhouding ga dan na waarom dat zo is. Waar is de klager bang voor? Hoe kan die angst worden weggenomen?

Gebruik de volgende aandachtspunten om aan te geven dat geheimhouding een mogelijke oplossing in de weg staat:

  • zwijgen staat een oplossing in de weg;
  • er kunnen geen andere functionarissen ingeschakeld worden om de klacht af te handelen;
  • in sommige gevallen is de vertrouwenspersoon verplicht om melding te maken bij het bevoegd gezag;
  • de vertrouwenspersoon kan als getuige worden opgeroepen door de klachtencommissie of de rechter.

Zorg voor duidelijkheid:

  • Leg de klager duidelijk uit wat hij/zij kan verwachten.
  • Informeer de klager over alle stappen die worden genomen.
  • Vraag de klager om toestemming om de informatie te delen.
  • Vertel welke informatie aan wie wordt verstrekt en met welk doel.

Gouden regel: Beloof een klager nooit geheimhouding. Maak de klager duidelijk dat je de klacht uiterst zorgvuldig en vertrouwelijk behandelt.

Wij zijn Stichting School & Veiligheid. Wij ondersteunen scholen bij het bevorderen van een sociaal veilig klimaat. Dit doen wij door:

Creëer een sociaal veilige sfeer op school