Primair Onderwijs
Voortgezet Onderwijs
MBO
Creëer een sociaal veilige sfeer op school
Je vermindert de onrust bij een incident met grote impact als je ouders en leerlingen op tijd en duidelijk informeert. Dit doe je bijvoorbeeld met een brief. Waar moet je op letten bij het opstellen van zo’n brief? In dit artikel lichten we aandachtspunten uit en geven we voorbeelden ter inspiratie.
Een brief moet passen bij de situatie en bij jullie school; een kant-en-klare voorbeeldbrief is daarom niet ideaal. Wel zijn er een aantal aandachtspunten die voor elke brief gelden. Bij elk punt geven we ter inspiratie voorbeelden van formuleringen uit brieven van verschillende scholen. In een voorbeeld laten we vervolgens zien hoe je een aantal genoemde tips toepast in een brief. Tot slot geven we tips voor specifieke thema’s en situaties.
Hieronder geven we voorbeelden waarin we deze aandachtspunten verwerkten.
Voorbeeldzinnen brief
Voorbeeldzinnen:
“Wij zijn op de hoogte gebracht van een bericht in de WhatsApp-groep van ouders van [groep/klas]. Hierin gaat het over een onveilige situatie op school “.
“Gisteren aan het eind van de middag raakte een leerling zonder zwemdiploma te water. Een omstander haalde de leerling meteen uit het water. We informeerden de ouders en alles gaat goed met de leerling”.
“Twee leerlingen vertoonden grensoverschrijdend gedrag bij één andere leerling”.
“Van één van onze leerlingen is een seksueel getinte foto verspreid via sociale media”.
“Het lijkt erop dat op onze school een volwassene seksueel grensoverschrijdend gedrag vertoonde naar één of meerdere leerlingen”.
Zorgen voor veiligheid doe je samen. Je laat zien dat je je als school(leider) betrokken voelt door empathisch te reageren.
“Wij vinden het heel erg dat dit gebeurde.”
“Dit is uiteraard erg vervelend voor de betrokken leerlingen en hun ouders.”
“We geven bewust ruimte aan verschillende emoties.”
“We begrijpen dat leerlingen van slag kunnen zijn van dit nieuws.”
Wat voor school wil je zijn? En wat zegt dit over wat voor jullie gewenst en ongewenst gedrag is en over eventuele maatregelen?
“Het is ons niet gelukt om de school te zijn die we willen zijn.”
“Wij zijn als school verantwoordelijk voor een veilige omgeving voor onze leerlingen en medewerkers. U mag erop vertrouwen dat wij signalen serieus nemen en vanuit deze verantwoordelijkheid handelen.”
“Wij hebben aan de betrokkenen uitgelegd dat wij dit soort gedrag niet accepteren.”
Benoem wat je per direct gaat doen om rust en veiligheid te creëren, maar ook wat de school van plan is preventief te doen om herhaling in de toekomst te voorkomen.
“We deden onderzoek naar het incident, waarbij we onze protocollen volgden. Ook spraken we met de wijkagent en de vertrouwensinspecteur. Dit onderzoek toonde aan dat er geen aanleiding is om maatregelen te nementegen een mogelijk onveilige leersituatie. Natuurlijk voeren we overleg met betrokkenen om ervoor te zorgen dat het voor iedereen weer fijn is op school.”
“In alle groepen/klassen bespraken wij dit met de leerlingen. Wij legden uit dat wij dit soort gedrag niet accepteren bij ons op school. Ook vertelden wij de leerlingen dat zij het altijd bij een docent, mentor of schoolleiding moeten melden als zij weten dat dit soort gedrag gebeurt. We benadrukten dat ze daarmee geen klikspaan zijn.”
“We gaan stappen zetten om de veiligheid in de school te vergroten. Hiervoor gaan wij ons veiligheidsbeleid goed bekijken. Ons beleid en bijbehorende protocollen verbeteren wij waar nodig.”
“In de mentorlessen besteden wij op dit moment aandacht aan mediawijsheid en (cyber)pesten. Bureau Halt geeft gastlessen en vertelden de leerlingen dat het bij wet verboden is om dit soort materiaal te verspreiden. Daarnaast besteedden we nog een keer aandacht aan de omgangsregels op onze school: respectvol en verantwoordelijk met elkaar omgaan en elkaars privacy respecteren.”
“We schakelden de politie in en schorsten de leerlingen.”
Vraag ouders en leerlingen om zorgvuldig om te gaan met informatie over de situatie i.v.m. de privacy en veiligheid van betrokkenen.
“We vroegen al onze leerlingen om de getroffen leerling met rust te laten.”
“In het belang van alle betrokkenen en de sfeer op school, zetten we ons in om deze zaak zorgvuldig op te lossen. Wij informeren u verder als dat nodig is.”
“Dit is een moeilijke tijd voor alle betrokkenen: leerlingen/studenten, ouders/verzorgers, het schoolteam, de schoolleiding en het bestuur. We verzoeken iedereen in deze gevoelige zaak om terughoudend en zorgvuldig te communiceren. Zodra wij meer duidelijkheid krijgen over het vervolg, laten wij dat u weten.”
“De familie wilde nog niet naar buiten te treden, maar helaas verschenen er toch berichten in de media. We vragen jullie om het bericht op dit moment niet verder te delen.”
In situaties waarin je iets in het gedrag van de leerling/student verwacht, helpt het als ook ouders hierover met hun kind in gesprek gaan. Hetzelfde geldt voor het opvangen van leerlingen met heftige emoties.
“In deze situatie is rust voor iedereen heel belangrijk. Wij verzoeken u om met uw kind te praten over het belang van het respecteren van privacy. Het is belangrijk dat niemand deze foto nog verder deelt.”
“Wij vragen u om ook thuis met uw kind in gesprek te gaan. Zo maak je ze bewust van hun gedrag en de mogelijke gevolgen daarvan. U kunt vragen stellen als: …”
“Wij vragen jullie om extra in de gaten te houden hoe het met jullie kind gaat. Elk kind verwerkt moeilijk nieuws op diens eigen manier. Onze collega’s vanuit de jeugdgezondheidszorg laten ons weten dat het normaal is dat kinderen thuis slechter slapen, minder eten, veel of juist weinig emotie hebben. Zij hebben tips voor ouders/verzorgers over hoe je het gesprek voert met je kind. Maakt u zich zorgen als ouder/verzorger? Dan is het fijn dat u dit meldt bij de coach. Wij nemen natuurlijk ook contact met u op als wij ons zorgen maken om uw kind.”
Vermeld hoe en wanneer je iedereen op de hoogte houdt en waar ouders en leerlingen terecht kunnen met vragen of meldingen. Zo weten ze dat je ze blijft informeren en zorg je dat vragen op de juiste plek gesteld worden. Ook kun je zo eenduidig reageren. Andere medewerkers kunnen ook verwijzen naar de contactpersoon.
“Wij houden u hiervan via… op de hoogte.”
“Neem bij vragen gerust contact op met….”
“We hopen dat alles duidelijk is. Heeft u naar aanleiding van deze brief toch vragen? Dan kunt u natuurlijk contact opnemen met [noem namen van contactpersonen die onderaan de brief staan].”
“Wij kunnen ons voorstellen dat het prettig is om in deze tijd extra ondersteuning te krijgen voor uzelf of uw kind. Misschien heeft u ook nog vragen waar wij als school geen antwoord op hebben, bijvoorbeeld over het gedrag of ontwikkeling van uw kind. In die gevallen kunt u contact opnemen met één van de volgende instanties:…“.
“Er is op dit moment nog veel onzekerheid. We onderhouden goed contact met de familie en houden jullie op de hoogte als er meer nieuws is”.
Deze brief is door een school aangepast met onze tips (we hebben toestemming van de school om deze te delen).
Beste ouders/verzorgers van (groep/klas),
Wij zijn als school verantwoordelijk voor een veilige omgeving voor onze leerlingen en onze medewerkers. U mag erop vertrouwen dat wij signalen serieus nemen en vanuit deze verantwoordelijkheid handelen.1
Wij zijn op de hoogte gebracht van een bericht in de WhatsApp-groep van ouders van (groep/klas). Hierin gaat het over een onveilige situatie op school.2 Er wordt verwezen naar een incident dat op [datum] plaatsvond. Wij ontvingen dit signaal ook en vinden het vervelend voor de betrokken leerlingen en hun ouders als er sprake is van een onveilige situatie op school.3
Vervolgens deden we onderzoek naar het incident waarbij wij onze protocollen hebben gevolgd.4 Ook hadden we contact met de wijkagent en de vertrouwensinspecteur. Dit onderzoek toonde aan dat er geen aanleiding is om maatregelen te nemen m.b.t. een mogelijk onveilige leersituatie. Natuurlijk voeren we overleg met betrokkenen om eraan bij te dragen dat het voor iedereen weer fijn is op school.5
Neem bij vragen contact op met [naam contactpersoon].6
¹Je gaat uit van de visie van de school en wat dat betekent voor de aanpak van de huidige situatie. ²Je houdt rekening met de privacy van betrokkenen door geen namen te noemen. ³Je toont empathie: je laat zien dat je een mogelijk onveilige situatie zorgelijk vindt, ook al weet je nog niet wat waar is. 4Je benoemt welke maatregelen je hebt genomen. 5Je schrijft op wat je wél wil, namelijk dat het voor iedereen fijn is op school. 6Je informeert over verdere informatie.
Dit artikel is gekoppeld aan de volgende thema’s
Wij zijn Stichting School & Veiligheid. Wij ondersteunen scholen bij het bevorderen van een sociaal veilig klimaat. Dit doen wij door:
Heb je een vraag of wil je persoonlijk advies over sociale veiligheid op school?
Neem dan contact op met ons Adviespunt.
