Primair Onderwijs
Voortgezet Onderwijs
MBO
Creëer een sociaal veilige sfeer op school
Calamiteiten
Kennisbank
Scholen zien zich steeds vaker geconfronteerd met incidenten, calamiteiten of schokkende gebeurtenissen, waarbij leerlingen en/of leraren betrokken zijn. Dit soort gebeurtenissen ontwricht de dagelijkse activiteiten op school. Denk bijvoorbeeld aan de impact van geweld of bedreiging tegen leerlingen of incidenten op school met dodelijke afloop.
Bij een calamiteit, bel School & Veiligheid ook nà een calamiteit kunnen wij ondersteuning bieden 030 – 285 66 16 | helpdesk@schoolenveiligheid.nl
Hoewel scholen draaiboeken hebben voor het omgaan met calamiteiten, staan ze vaak voor dilemma’s. Ze moeten onder grote druk beslissingen nemen. Zeker in een tijd dat (sociale) media al op grote schaal informeren of speculeren.
Soms is niet duidelijk of er sprake is van een calamiteit of een incident. Een incident kan ook overgaan in een calamiteit. Wat is het verschil?
Bij grootschalige gebeurtenissen waarbij grote groepen worden bedreigd, omkomen of gewond raken, spreken we van rampen en calamiteiten. De impact van een calamiteit is dusdanig ingrijpend dat het de dagelijkse gang van zaken op een school ontwricht; er is sprake van chaos en verwarring. De veiligheid en welbevinden van de school als geheel is aangetast.
Voorbeelden van calamiteiten zijn het onverwacht overlijden van een leraar of leerling, een (bus)ongeval met ernstig letsel of seksueel misbruik. Een calamiteit vraagt om buitengewone inspanning van directie en medewerkers. Ook kun je voor ondersteuning een beroep doen op het calamiteitenteam van Stichting School & Veiligheid.
Een incident is een nare gebeurtenis. In vergelijking met een calamiteit is er bij een incident een relatief lichte verstoringen van de dagelijkse gang van zaken. Bij slachtoffers van een incident kan een gevoel van verslagenheid ontstaan. Vooral als er sprake is van een opzettelijk of verwijtbaar gedrag van anderen.
Voorbeelden zijn vechtende leerlingen, leerlingen die iets stelen of een woedende ouder die de school binnenstormt.
Het calamiteitenteam van School & Veiligheid bestaat uit de helpdesk (eerste opvang) en adviseurs. Het team bestaat uit crisis- en onderwijsexperts en heeft ruime ervaring in gespreksvoering bij crisissituaties.
De helpdesk van Stichting School & Veiligheid vangt de school in eerste instantie op met preventief advies en voorlichting. Afhankelijk van de ernst van de calamiteit zet de helpdesk in overleg met de school de adviseur van het calamiteitenteam in.
Als er een calamiteit op school heeft plaatsgevonden en de schoolleiding heeft behoefte aan ondersteuning, dan zetten wij onze adviseurs van het calamiteitenteam in. Zij komen langs als zich een situatie heeft voorgedaan die impact heeft op een grote groep mensen binnen de school en/of wanneer deze situatie de dagelijkse activiteiten op school ontwricht.
Het calamiteitenteam ondersteunt besturen, directies en leraren. Zij denken mee over dilemma’s en oplossingen. Ze ondersteunen geen leerlingen maar zetten in op empowerment van de leraren, mentoren en leidinggevenden. Het doel van de inzet van het calamiteitenteam is om de onderwijssituatie te herstellen na een calamiteit. Als de adviseurs op locatie komen, zijn de eerste acht uur kosteloos.
Stichting School & Veiligheid en KPC Groep hebben hun krachten gebundeld en werken samen in de ondersteuning bij calamiteiten.
De meeste onderwijsorganisaties hebben hun schoolveiligheidsplannen goed op orde. Het toevoegen van een crisisplan is een logische vervolgstap.
Het crisisplan is bedoeld voor complexe en uitzonderlijke situaties die de school niet met een bestaand draaiboek kan aanpakken. In het crisisplan staan op welke situaties (crisisscenario’s) de organisatie en haar medewerkers goed voorbereid moeten en willen zijn.
Geef in het crisisplan aan wat crisismanagement anders maakt dan reguliere incidenten, in termen van (project)structuren, verantwoordelijkheden, bezetting en bevoegdheden. Beschrijf ook welke plannen, procedures en draaiboeken al aanwezig zijn om incidenten en verstoringen op te vangen.
Het beste is om meerdere exemplaren van een draaiboek te hebben zowel in de school als daarbuiten. Zorg dat iedereen die het moet weten, ook daadwerkelijk weet op welke plekken de draaiboeken liggen.
In het draaiboek moeten duidelijke aanwijzingen staan voor hoe te handelen. En het moet een zo compleet mogelijke lijst van adres- en persoonsgegevens bevatten van de mensen die je moet waarschuwen als er een calamiteit is. Raadpleeg het draaiboek regelmatig en pas de gegevens aan als dat nodig is.
Het crisisteam bestaat in ieder geval uit een vertegenwoordiger van de directie en een vertegenwoordiger van het bestuur. Vul het crisisteam zo nodig aan met experts. Maak het crisisteam niet te groot: dan wordt het onwerkbaar.
Vanwege de afwijkende manier van werken, is het belangrijk om de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (mandaat) van de diverse crisisteams en -leden helder te hebben. Een veelgebruikte methode is om per rol (voorzitter, notulist, communicatieadviseur, enzovoorts) op hoofdlijnen uit te schrijven wat de taken zijn. Op die manier is het ook duidelijk welke taken overgenomen moeten worden als (nog) niet iedereen er is.
Het kan nodig zijn om het crisisteam incidenteel of permanent te versterken met een externe adviseur. Het heeft de voorkeur om lokale ondersteuning te organiseren.
Bij een calamiteit is het van belang om te weten met welke andere partijen de school rekening moet houden en met welke partijen de school kan samenwerken. De partijen die kunnen helpen om de calamiteit op te lossen, verschillen per calamiteit. Denk daarbij aan politie, brandweer en andere hulpverleners. De overheid heeft zich georganiseerd in veiligheidsregio’s.
De GGD kan bij een crisis op school die tot maatschappelijke onrust leidt, ondersteuning bieden in het coördineren en adviseren. Zij hebben deskundigheid op het gebied van gezondheid en veiligheid. Zij kunnen ook adviseren over psychosociale hulp (pdf) en de overdracht naar reguliere zorg.
De ondersteuning van de GGD is aanvullend op de inzet van het calamiteitenteam van School & Veiligheid: de psychosociale hulpverleners kennen en werken samen met de lokale ketenpartners en kunnen op die manier het hulpaanbod coördineren.
Helaas heeft elke school te maken met grensoverschrijdend gedrag. Om in dergelijke situaties planmatig, verstandig, eenduidig en consequent te kunnen handelen zijn duidelijke richtlijnen noodzakelijk. Om die reden heeft de politie dit incidenten handelingsprotocol (pdf) opgesteld.
Binnen de Inspectie van het Onderwijs heeft een klein team van inspecteurs, naast hun toezichthoudende taak, een bijzondere taak: zij zijn vertrouwensinspecteur (VI). Ouders, leerlingen, docenten, directies en besturen, maar ook vertrouwenspersonen kunnen de vertrouwensinspecteur van de Inspectie van het Onderwijs raadplegen wanneer zich in of rond de school (ernstige) problemen voordoen op het gebied van:
Dit team heeft ook de taak van vertrouwensinspecteur voor de kinderopvang en Caribisch Nederland.
Een calamiteit doet zich vaak onaangekondigd aan. Accuraat en snel handelen is daarbij belangrijk. Daarom is het handig om met het crisisteam te oefenen. Op die manier komen aandachtspunten aan het licht en weet je wat er tijdens een crisissituatie allemaal op de school afkomt. Bovendien draagt oefenen bij aan het veiligheidsbewustzijn in de organisatie en de samenwerking met externe partners in veiligheid.
Kennisbank artikelen over dit onderwerp:
Dit artikel biedt handreikingen hoe je leerlingen, ouders en personeel kunt informeren over een incident rond seksueel grensoverschrijdend gedrag van een medewerker.
Bij een calamiteit is het van cruciaal belang dat de schoolleiding iedereen binnen de school snel en accuraat informeert. Zowel over de situatie als over de (vervolg)stappen die je als schoolleiding neemt. Op die manier kan de school het veiligheidsgevoel zo snel mogelijk weer herstellen.
Informeer niet alleen de personeelsleden over wat er is gebeurd, maar ook leerlingen en ouders. Personeelsleden kunnen ook een rol spelen bij het informeren en begeleiden van leerlingen. Lees hiervoor ook het Stappenplan ‘Leren van incidenten’ dat COT (Instituut voor Veiligheids- en Crisismanagement) in opdracht van Voion en de VO-raad heeft opgesteld.
Het is heel belangrijk dat je het personeel goed informeert en instrueert. Alleen als personeelsleden beschikken over de juiste informatie kunnen ze de leerlingen goed informeren en begeleiden. Ook moeten zij instructies en tips krijgen over de wijze waarop zij de boodschap moeten communiceren, over de opvang binnen en buiten de klas en over de gang van zaken in de komende dagen.
Het is aan te bevelen om dagelijks alle personeelsleden te informeren over waar ze terecht kunnen met vragen; in sommige gevallen zelfs vaker op een dag. Waarom is dit belangrijk?
Om leerlingen te informeren, zijn er verschillende mogelijkheden:
Als emoties een rol spelen, zet de inhoudelijke boodschap goed en duidelijk op papier. Dat geeft leraren houvast: zo weten ze wat ze moeten zeggen. Ondersteun leraren en bereid ze voor op het gesprek met leerlingen, bijvoorbeeld door het gesprek te oefenen. Het kan zijn dat een leraar zich er niet prettig bij voelt, laat het informeren dan door een collega overnemen.
Leerlingen kunnen van klasgenoten en ouders soms informatie krijgen die onjuist is of die gebaseerd is op angst of ‘horen van’. Ook vangen ze soms thuis gesprekken en discussies op die ouders (te) openlijk voeren over dit onderwerp. Houd hier rekening mee in je contact met leerlingen.
Wanneer een calamiteit op school heeft plaatsgevonden, is snelle, open en goede communicatie met ouders van belang. Dit kan bijvoorbeeld via een brief. Een ouderavond kan ook bijdragen aan de onderlinge communicatie en voorzien in de informatiebehoefte.
Soms is bij ouders het vertrouwen in de school geschaad, ook al weten zij rationeel dat zij de school niet verantwoordelijk kunnen houden. Er is dan een knagend gevoel: ‘Is mijn kind nog wel veilig op school?’ Ouders moeten de gelegenheid krijgen daarover te praten; ook dat is onderdeel van het verwerkingsproces. De ouderavond direct na de calamiteit, is bedoeld om:
Later kan de school een thematische ouderavond organiseren, bijvoorbeeld over hoe jongeren rouwen, de mogelijke reacties die zij hebben en de manier waarop je daar als ouder het beste mee om kunt gaan.
Het is van belang dat de schoolleider bij zo’n avond aanwezig is om de juiste informatie te geven. Soms grijpen ouders namelijk de gelegenheid aan om (kritische) vragen over de school te stellen, zijn ze heel emotioneel of vragen plenair aandacht voor hun persoonlijke problemen. Het verdient daarom de voorkeur de avond te laten leiden door een technisch voorzitter die de regie kan houden en de emoties in goede banen kan leiden.
Dossiervorming is belangrijk bij het volgen van leerlingen. Bij een calamiteit krijgt het bijhouden van een dossier ook een procesmatige kant. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens alleen toegestaan als het een duidelijk doel heeft en het noodzakelijk is. De school heeft een verantwoordelijkheid in:
Houd bij het verstekken van informatie vanuit het privacy-oogpunt van de betrokken schoolmedewerkers rekening met het volgende:
Wanneer de calamiteit nieuwswaarde heeft, staan journalisten en cameraploegen vaak snel op de stoep. Hoe ga je daar als schoolleiding mee om?
Ook al heb je leerlingen en ouders gevraagd om de pers te mijden, het zal voor sommige lastig zijn om zich aan die afspraak te houden. Bij incidenten lopen emoties vaak hoog op. Ouders zijn boos of verdrietig en willen graag hun verhaal kwijt. Leerlingen staan vaak te popelen om in beeld te komen zodra er camera’s verschijnen. Journalisten maken hier dankbaar gebruik van.
De volgende punten zijn van belang:
Handel proactief: Een school die zich afzijdig houdt van de media loopt het risico dat journalisten informatie via andere kanalen inwinnen. Het is tegenwoordig al helemaal onmogelijk een incident ‘binnenshuis’ te houden. Door de komst van smartphones en sociale media verspreidt nieuws zich razendsnel. Let op: in bepaalde situaties is terughoudendheid in communicatie juist wél van belang. Denk bijvoorbeeld aan een geval van suïcide. Om hierin de juiste afweging te maken kun je contact opnemen met onze helpdesk.
Perswoordvoerder: Benoem één persoon op school als woordvoerder naar de pers. Dat hoeft niet per se de schoolleider of bestuurder te zijn. Het moet wel iemand zijn die informatie goed kan verwoorden en die gezag uitstraalt.
De nazorg is de fase die volgt op de acute calamiteit. In de nazorg zijn de inspanningen erop gericht om terug te keren naar ‘het reguliere’ (afschaling).
Doel van de nazorg is het afronden van de ontstane situatie en voorkomen dat de nasleep van een calamiteit onvoldoende aandacht krijgt, waardoor de calamiteit opnieuw kan opspelen.
Leg vast wie binnen de crisisorganisatie bevoegd is om af te schalen. Het is als school raadzaam om het verloop gedurende de calamiteit achteraf te evalueren en de lessen goed te borgen. Als er hulpdiensten vanuit de veiligheidsregio bij betrokken zijn dan vindt daar vaak ook een evaluatie plaats.
Een evaluatie is om meerdere reden van belang.
De evaluatie is een leermoment. Zo kan tijdens de evaluatie blijken dat je als schoolleiding het bestaande beleid en de visie moet aanpassen. Veranker dan de (nieuwe) afspraken en/of regels in preventief beleid. Verder kan een evaluatie recht doen aan een periode die voor schoolleiders en docenten soms heel heftig en/of emotioneel is geweest. Ook kan een goede evaluatie erkenning geven aan de rol die men heeft gehad. En tenslotte kan de evaluatie duidelijk maken dat er nog losse eindjes zijn, die je nog moet oppakken.
Betrek bij de evaluatie niet alleen personeelsleden, maar ook de betrokken ouders.
