Omgaan met de media bij incidenten

Dit artikel geeft schoolleiders en -bestuurders handreikingen voor het omgaan met de media bij incidenten. Aan  de hand van aandachtspunten kun je aan de slag met het vaststellen van een mediabeleid.

Vriend of vijand

Veel scholen zien de media liever niet aan de poort van school. Toch is het tegenwoordig haast onmogelijk een incident ‘binnenshuis’ te houden. Via sociale media verspreidt nieuws over een gebeurtenis op school zich razendsnel. Juist door je afzijdig te houden van de media neemt het risico toe dat informatie via andere kanalen bij de media terecht komt. Via ouders, leerlingen of sociale media is de kans groot op onjuiste informatie of verspreiding van geruchten. Dit kan schadelijk zijn voor de betrokkenen bij het incident en het imago van de school . We horen dit geregeld als scholen onze helpdesk bellen:

“Op een basisschool waar een incident plaatsvond rond grensoverschrijdend seksueel gedrag tussen twee kleuters liepen de emoties lopen hoog op. Sommige ouders wilden dat het ‘dadertje’ van school ging. Ontevreden over de aanpak van school stapten ze naar de pers.”

Bron: Helpdesk School & Veiligheid

Je afzijdig houden van de media en hen beschouwen als vijand is vaak niet de beste oplossing. Samenwerking zoeken met journalisten helpt beide partijen, je hebt als school op deze manier meer invloed op de berichtgeving. Het mediabeleid een onderdeel maken van het crisismanagement is daarom een must!

“Dat de pers voor de deur staat, heeft veel impact op collega’s en met name op leerlingen die een microfoon onder hun neus geduwd krijgen. Daar hebben wij ze over geïnformeerd. Op onze socialemediakanalen werd ongelofelijk veel rotzooi geplaats. We hebben Instagram en Facebook tijdelijk afgesloten.” Bron: Majewski in het VO-magazine (2021)

Mediabeleid

Het is raadzaam om afspraken over het omgaan met de media bij incidenten op papier te zetten. Dit kan als onderdeel van crisismanagement bij  Calamiteiten. Als een incident de school treft, en het omgaan met de media goed is georganiseerd, kan de aandacht uitgaan naar de belangrijke zaken. Zoals het herstellen van de veiligheid en rust en het dagelijkse reilen en zeilen op de onderwijsinstelling. Een goede voorbereiding kan voorkomen dat een zaak escaleert. Als de school stevig in de schoenen staat, kordaat optreedt en dit naar buiten toe laat zien is de kans op negatieve beeldvorming in de media een stuk kleiner.

Aan de hand van onderstaande aandachtspunten kun je aan de slag met het vaststellen van een mediabeleid voor jouw school.

Omgaan met de media

Informeer

Informeer de media altijd op eigen initiatief. Doe dit zo snel mogelijk, het liefst dezelfde dag nog. Stel wel eerst het personeel en/of de leerlingen op de hoogte. Vergeet hierin ook de ouders niet, verstrek informatie aan hen vóór of gelijktijdig met de media.

Tips voor het opstellen van een persbericht

• Toon betrokkenheid en spreek medeleven uit als er slachtoffers zijn.
• Informeer over het incident in algemene bewoordingen. Bijvoorbeeld grensoverschrijdend gedrag. Vermijd termen als: dader, verdachte, aangeklaagde. Spreek van schoolmedewerker, leerling, persoon in kwestie, man of vrouw.
• Noem geen namen.
• Vermijd termen als: ontucht, verkrachting, kinderporno en dergelijke. Dit roept vaak meer vragen op.
• Noem de maatregelen die de school heeft genomen
• Laat weten welke acties gaande zijn. Bijvoorbeeld een politieonderzoek.

Media-afspraken

Maak afspraken met personeel, leerlingen en ouders over het te woord staan van de media en ook de verspreiding van informatie via sociale media. Laat aan hen weten wie de woordvoerder is, zodat iedereen weet naar wie ze door moeten verwijzen als ze zelf vragen krijgen.  Ouders zijn boos, angstig of verdrietig en willen graag hun verhaal kwijt.  Leerlingen  vinden het aan de andere kant juist heel interessant om in beeld te komen zodra er camera’s verschijnen. De consequenties van dit gedrag en het doen van uitspraken zijn voor beide groepen niet altijd te overzien. Daarom is het belangrijk om
afspraken te maken met journalisten over met wie er gesproken mag worden en op welke plekken gefilmd mag worden. Stel duidelijke kaders: geen leerlingen interviewen, niet op het schoolplein of in het gebouw filmen. Spreek af dat de school de artikelen en video’s voor publicatie of uitzending te zien krijgt.

Ouders van leerlingen van een middelbare school deden hun verhaal bij SBS6 om andere leerlingen en leraren te behoeden voor een medewerker van school.

Bron: Helpdesk School & Veiligheid

Woordvoerder

Benoem één persoon op school die het woord voert naar de pers. Dat hoeft niet per se een schoolleider of -bestuurder te zijn. Het moet wel iemand zijn die informatie goed kan verwoorden. Bereid het gesprek of interview met meerdere personen voor. Zorg dat naast de woordvoerder altijd nog iemand van de schoolorganisatie bij het gesprek/een interview aanwezig is om mee te luisteren en na afloop te evalueren. Bij ernstige incidenten kan de school ook altijd verwijzen naar de woordvoerder van de politie die de zaak in behandeling heeft.

Persconferentie

In overleg met de politie en als het passend is bij het incident, stel dan journalisten een persconferentie in het vooruitzicht en maak de datum en plaats bekend. Houd de persconferentie op een locatie buiten de school. Laat journalisten in geen geval aanwezig zijn op de informatiebijeenkomst voor ouders.

Aandachtspunten persconferentie

• Bepaal van tevoren welke informatie wordt gegeven. Vertel feitelijkheden. Wees open en toon betrokkenheid, maar houd je bij de feiten. Spiegel je antwoorden aan de missie en visie van de school waarin een veilig leerklimaat voorop staat.
• Wees voorbereid op vragen en formuleer alvast de antwoorden. Je kunt bij journalisten ook de eis stellen de vragen vooraf bekend te maken.
• Geef nooit namen door van betrokkenen.
• Verstrek geen foto’s of persoonlijke informatie van betrokkenen.
• Nodig deskundigen uit, zoals de politie die over hun deel van de zaak kunnen vertellen.
• Bedenk een goede oneliner. Een voorbeeld: de directeur van het Terra College sprak met de media na een dodelijk steekincident op school en zei: “Tegen waanzin kun je je niet wapenen.” Journalisten namen deze zin zelfs over als kop boven het nieuwsbericht.
• Bepaal van tevoren of er gefilmd en gefotografeerd mag worden tijdens de persconferentie en maak dit bekend. Maak duidelijk afspraken met de journalisten als het gaat om een live-uitzending of wanneer je eerst het beeld en de tekst wilt bekijken of lezen voordat ze het publiceren.

Reputatiemanagement

Een school kan in de media in een negatief daglicht komen te staan door een incident. Maar dat hoeft niet. Volgens mediadeskundigen biedt een crisis de ruimte om je als school  op een juiste manier te positioneren.  Open communicatie, zorgvuldig informeren en verantwoordelijkheid nemen zijn noodzakelijk voor het juist ‘afhandelen’ van de crisis, hiermee kan je ook de naam van de school in ere houden.

Durf zeker ook publiekelijk fouten toe te geven en laat zien wat er concreet wordt gedaan om de situatie op te lossen en hoe jullie dit willen voorkomen in de toekomst. Door zichtbaar en daadkrachtig op te treden, ook in de media, laat de school zien de zaak serieus te nemen en dat zij veiligheid hoog in het vaandel heeft staan. Pas tijdens een crisis blijkt of de school haar reputatie als ‘veilige school’ waard is.

Tips

• Leg nu alvast contact met de media zodat je over ‘warme’ contacten beschikt mocht er iets voorvallen op school.
• Organiseer een mediatraining voor schoolleiding en schoolbestuurders. De school staat hierdoor sterker op het moment dat ze de journalisten te woord moet staan.
• Stel ook ouders en medewerkers op de hoogte van het persbericht dat wordt verstuurd naar aanleiding van een incident.
• Stel een mediabeleid vast.