Omgaan met persoonsgegevens buiten je school

In deze korte video leggen we uit hoe je gegevens mag delen buiten de school. Onder de video vind je uitgebreide informatie over het delen van gegevens buiten de school.

Informatie over het delen van gegevens binnen de school vind je hier.

Klik hier voor de video met ondertiteling.

Gezamenlijke besluitvorming

Informatie delen met externen is nooit een solobesluit. Overleg altijd binnen de schoolstructuur, bijvoorbeeld met de zorgcoördinator of schoolleiding. Spreek daarna af wie met de externe partij contact opneemt.

Toestemming ouders en leerlingen

Voordat je gegevens van een leerling met externen mag bespreken, moet je meestal eerst toestemming vragen aan zowel de ouders als de leerling. Zij moeten precies weten waarvoor ze toestemming geven: het doel, welke informatie wordt gedeeld en met wie. Ook moet je kunnen aantonen dat je toestemming hebt gekregen, bijvoorbeeld met een toestemmingsformulier.

Leeftijdsvereisten toestemming jeugdige:

• < 12 jaar: toestemming ouder(s) met gezag/voogd
• 12-16 jaar: toestemming ouders(s) met gezag/voogd, maar de mening van de jongere telt steeds meer mee
• > 16 jaar: toestemming jongere

Op de website van het Nederlands Jeugdinstituut vind je meer informatie over de uitwisseling van persoonsgegevens tussen school en jeugdhulp:

• NJi: Uitwisseling persoonsgegevens tussen school en jeugdhulp

Delen op basis van wettelijke grondslag

Soms is er een wettelijke grondslag op basis waarvan je gegevens mag delen over de leerling zonder toestemming van de betrokken leerling of ouders. Dit kan bijvoorbeeld bij:

• Het aanvragen van een toelaatbaarheidsverklaring speciaal onderwijs bij het Samenwerkingsverband.
• Het beantwoorden van vragen van een jeugdbeschermer (voorheen gezinsvoogd) in het kader van de ondertoezichtstelling van een kind.

Ook als toestemming niet verplicht is, probeert de school altijd eerst medewerking te krijgen van ouders en leerling. Lukt dit niet, dan heb je als school doorzettingsmacht. Let er wel op dat de gegevens die je deelt noodzakelijk zijn (deel niet meer dan nodig is) en dat de gegevens feitelijk juist zijn.

Onderwijskundig rapport (OKR)

Scholen zijn ook wettelijk verplicht om bij de overgang naar een andere school een onderwijskundig rapport (OKR) van een leerling op te stellen. Het onderwijskundig rapport, bedoeld in artikel 42 van de Wet op het primair onderwijs en artikel 43 van de Wet op de expertisecentra, kan geen andere gegevens bevatten dan:

• administratieve gegevens
• onderwijshistorie, leerresultaten en stage- en werkervaring
• sociaal-emotionele ontwikkeling en gedrag
• gegeven of geïndiceerde begeleiding
• verzuimhistorie

Ouders hebben recht op een afschrift van het OKR dat wordt gedeeld met de nieuwe school. Het is verstandig dit afschrift vooraf met ouders te delen, zodat zij nog de kans hebben om bezwaar te maken tegen naar hun mening onjuiste feitelijke gegevens. Het is uiteindelijk aan de school om te beoordelen of gegevens moeten worden aangepast. Ouders kan ook de gelegenheid worden geboden om schriftelijk hun visie te geven, zodat de nieuwe school een compleet beeld van de leerling ontvangt.

In het belang van de leerling is een warme en zorgvuldige overdracht naar nieuwe school sterk aan te bevelen. Hiervoor is wel toestemming nodig van ouders, omdat hierbij meer informatie wordt gedeeld dan alleen het OKR.

Meer informatie over het onderwijskundig rapport; Onderwijskundig rapport basisonderwijs – Ouders & Onderwijs

Handelen bij signalen en onderbuikgevoel

Bij ernstige zorgen kun je je vraag, dilemma of zorg altijd anoniem voorleggen aan politie, jeugdzorg of bijvoorbeeld Veilig Thuis. Doe dat ook vooral. Zij denken met je mee en kunnen de situatie doorgaans beter inschatten.

Zorgen delen met ouders

Dit neemt niet weg dat als er zorgen zijn deze ook gedeeld moeten worden door de school met ouders. Ouders mogen niet overvallen worden door zorgen die al langer speelden, maar waarover de school de ouders niet heeft geïnformeerd. Alleen wanneer de school reden heeft om aan te nemen dat het delen van de zorgen met ouders niet in het belang van de leerling is (en de leerling kan schaden), kan de school dit achterwege laten. Leg deze afweging dan altijd schriftelijk vast.

Acute dreiging

Als de veiligheid van een leerling acuut in het geding is en/of er vermoedens zijn van een strafbaar feit, dan ben je verplicht om informatie te delen met de aangewezen instantie. Toestemming is dan wenselijk maar niet noodzakelijk.

Kindermishandeling of seksueel misbruik

Ook bij signalen van kindermishandeling of seksueel misbruik ben je wettelijk verplicht om te melden. In het belang van de veiligheid van de leerling mag je zonder toestemming gegevens delen. Ook dan geldt: deel zorgen en het voornemen tot melden eerst met ouders, tenzij dit de veiligheid van het kind in gevaar brengt. Ouders kunnen dan zelf de nodige maatregelen nemen, zoals het inschakelen van jeugdzorg). Weigeren zij de nodige maatregelen te nemen, dan heeft de school opnieuw doorzettingsmacht. Volg daarbij wel het stappenplan zoals voorgeschreven in de Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling (artikel 4b Wet primair onderwijs, artikel 5 Wet op de expertisecentra en artikel 3.41 Wet voortgezet onderwijs 2020). Je kunt een casus ook eerst voor advies anoniem voorleggen aan Veilig Thuis.

Meer informatie

• In de Handreiking Gegevensdeling ter voorkoming van excessief geweld (2023) van de Zorg- en Veiligheidshuizen lees je meer over de (on)mogelijkheden rondom het delen van persoonsgegevens ter bestrijding en voorkoming van excessief geweld. De handreiking is bedoeld voor alle organisaties die te maken kunnen krijgen met excessief geweld zoals afpersingen, schiet- en steekpartijen.
• Voor scholen is het niet altijd duidelijk bij welke incidenten zij nu wel of geen aangifte moeten doen bij de politie. Meer hierover lees je in dit document van VOS/ABB: Wanneer dient een school aangifte te doen bij de politie?