Klachten, registratie en privacy

Wat is ‘zorgvuldig’?
  • De vertrouwenspersoon bewaart dossiers en (digitale) gegevensdragers met klachtgegevens achter slot en grendel.
  • De computer is beveiligd met een wachtwoord dat alleen bij de vertrouwenspersoon bekend is.
  • Indien de vertrouwenspersoon dossiers in een cloud-omgeving opslaat, mag niemand anders dan de vertrouwenspersoon zelf daar toegang toe hebben.
  • De vertrouwenspersoon bespreekt dossiers niet met anderen; ook niet met collega-vertrouwenspersonen. Bij intervisie kunnen vertrouwenspersonen een dossier geanonimiseerd bespreken; hierbij mogen de persoonsgegevens niet herleidbaar zijn.
  • De vertrouwenspersoon bewaart gegevens niet langer dan voor het doel noodzakelijk is. Er is op grond van de AVG geen concrete bewaartermijn voor dossiers van vertrouwenspersonen. Gebruikelijk is om dossiers na het afsluiten van een klachttraject en verwerking in het (geanonimiseerde) jaarverslag te vernietigen.
  • De vertrouwenspersoon draagt lopende dossiers over aan zijn/haar opvolger. Ook hierbij gaat het enkel om noodzakelijke informatie.