Ervaren crisismanager? Liever niet!

“Als schoolleider word je nooit een ervaren crisismanager”

Uit een rondetafelgesprek met schoolleiders over het omgaan met een calamiteit, dat School & Veiligheid voor de zomervakantie organiseerde, kwamen waardevolle adviezen naar voren. Als crisisadviseur van het calamiteitenteam deel ik ze graag via deze blog.

Accepteer hulp

Accepteer hulp is de belangrijkste tip. Hou wel zelf de regie, dus begrens het hulpaanbod ook. Bepaal zo snel mogelijk wie je wel of niet nodig hebt. Structuur aanbrengen door een strakke procescoördinatie helpt en kan opgepakt worden door een ervaren externe procescoördinator. Laat je op zijn minst ondersteunen in de communicatie.

Zorg voor jezelf

“Want áls het gebeurt, weet je niet wat je overkomt”. Dé tip van collega-schoolleiders is; bewaar de rust, in het team, bij de betrokkenen en bij jezelf. Zorg dat jijzelf ook een vangnet hebt of dat je momenten voor jezelf organiseert om je rust te kunnen bewaren. Dat klinkt in theorie makkelijker dan het in de hectische praktijk uit te voeren is. Dus creëer voor jezelf dan in ieder geval de randvoorwaarden. Voor de één is dat een nachtje slapen voordat je belangrijke keuzes maakt en voor de ander is dat even uit je hoofd komen door te sporten. De eerste uren, dagen kunnen als een marathon voelen waarin het tijdsbesef verdwijnt.

 “Tip voor jezelf, hou een logboek bij of laat dat doen.”

Warme contacten helpen

“Warme contacten zijn een voorwaarde voor goede communicatie en samenwerking in een crisissituatie. Het gaat minder om de bevoegdheden dan de mensen die er staan.”

Want er kan ook spanning ontstaan in de samenwerking, zeker als er veel samenkomt in één moment. Elke partner heeft een eigen focus. Als voorbeeld noem ik de samenwerking met politie waarbij de school een pedagogische opdracht heeft en de politie een veiligheidsopdracht. De wijkagent kan dan een brugfunctie vervullen. Als iemand vanuit de eenheid aan school is verbonden als schoolcontactpersoon, dan kun je afspraken maken en met elkaar meebewegen.

Communicatie, communicatie, communicatie

De pers is je grootste partner en je grootste uitdaging. Geregeld verschijnt een brief naar ouders of personeel in de media. Het is daarmee meteen je persbericht zou je kunnen zeggen. Denk daarom in de communicatie naar je personeel, leerlingen en ouders steeds na of dit ook is wat je naar buiten wilt communiceren.

Sociale media is een prominente versneller in een crisis, er gebeurt veel tegelijkertijd. We raden aan om de sociale media goed te volgen, dat kan door eigen stafmedewerkers of in sommige gevallen door de politie.

Wel of niet de pers te woord staan is afhankelijk van de situatie. In sommige gevallen kun je afspreken om achteraf een interview te geven.

Misschien onervaren maar niet visieloos

Het kan voorkomen dat je echt even niet meer weet waar je moet beginnen. Dat het je overdondert. Doe wat past bij jouw school. Dat je geen ervaren crisismanager bent, betekent niet dat je geen visie hebt. Stel jezelf de vraag of en welke visie de school heeft op wat er moet gebeuren. Wat voor school willen we eigenlijk zijn? En wat vinden we belangrijk in het alledaagse op onze school? Gebruik dat bij de keuzes die je moet maken bij een calamiteit.

In mijn werk als crisisadviseur kom ik nog wel eens tegen dat iemand wat vertwijfeld en onzeker is, die vooral even wil checken of overal aan gedacht is. En dat is logisch, het is ook geen alledaagse activiteit. Wees gerust, als je uitgaat van de kracht en professionaliteit van je collega’s, dan kom je al heel ver.

Meer informatie over het calamiteitenteam?