Incidentenregistratie op school

Een belangrijk instrument om het gevoerde veiligheidsbeleid te monitoren, is het registreren van incidenten. De aard en omvang van de incidenten is een belangrijke graadmeter van de veiligheid binnen de school. Meten is weten. En met die wetenschap kun je het gevoerde veiligheidsbeleid toetsen op effectiviteit en waar nodig bijstellen.

Voorwaarden voor succesvolle incidentenregistratie

Om incidentenregistratie tot een succes te maken, moet je als school aan een aantal voorwaarden voldoen.

Goede communicatie

Een incidentenregistratiesysteem heeft pas zin als leerlingen en personeel incidenten ook daadwerkelijk melden. Goede communicatie is daarbij van groot belang. Iedereen die bij de school betrokken is (personeel, leerlingen, ouders), moet weten:

• waar je incidenten kunt melden;
• wat voor soort incidenten je moet/kunt melden;
• welke stappen je moet doorlopen voor een juiste melding.

De procedure voor het melden van incidenten moet je daarom duidelijk vermelden in de schoolgids en – indien aanwezig – op het intranet. Om incidentenregistratie onder de aandacht te brengen en te houden, is het verstandig regelmatig een kleine pr-campagne te organiseren. Denk aan posters in de gangen en/of klaslokalen.

Centrale registratie

Binnen de school krijgt bij voorkeur één persoon de verantwoordelijkheid voor de incidentenregistratie. Dat kan de veiligheidscoördinator zijn. Door een centraal meldpunt in te stellen is het voor iedereen duidelijk bij wie zij incidenten moeten melden.  Eén centraal aanspreekpunt draagt bovendien bij aan een uniforme registratie.

Analyse en aanscherpen

Registreren is geen doel op zich. Het is een instrument om het veiligheidsbeleid te evalueren en waar nodig bij te stellen. Registratie heeft dan ook alleen zin als je als schoolleiding periodiek iets met de verzamelde gegevens doet. Het analyseren van de cijfers, signaleren van trends en het vertalen daarvan naar beleid, maatregelen en voorzieningen zijn daarom voorwaarden voor een zinvolle incidentenregistratie. Een bijkomend voordeel: iedereen die bij de school betrokken is, ziet zo dat het melden van incidenten effect heeft.

Welke incidenten registreren?

Voor de effectiviteit van een incidentenregistratiesysteem is het belangrijk om in school ook gezamenlijke afspraken te maken over het gebruik ervan. Zo moet je afspraken maken over:

• welke incidenten worden geregistreerd (bv. alleen fysiek geweld of ook bedreiging, vernieling, handel in drugs enz.);
• de gebruikte definities zodat iedereen hetzelfde verstaat onder bepaalde termen;
• wie waar incidenten meldt en
• wie ze invoert in het systeem.

Voorwaarden en voordelen

Voorwaarden

• Heldere communicatie: iedereen binnen de school moet weten welke incidenten zij bij wie moeten melden.
• Registratie in handen van één persoon, bij voorkeur de veiligheidscoördinator.
• Onderwijspersoneel meldt niet automatisch alle incidenten. De veiligheidscoördinator moet daarom voeling houden met de werkvloer.
• Periodieke analyse van de geregistreerde gegevens in het kader van de beleidscyclus veiligheid.
• Bijstellen van het gevoerde veiligheidsbeleid op basis van deze gegevens.

Voordelen

• Leren van incidenten.
• Voortschrijdend veiligheidsbeleid op basis van de schoolpraktijk.

Registratiemogelijkheden

Registreren binnen bestaande systemen (bijv. LAS of intern systeem)

Veel scholen kiezen ervoor om incidenten te registreren binnen een bestaand systeem, zoals het leerling administratiesysteem (LAS), een intern digitaal formulier of spreadsheet.

Voordelen:

• Sluit aan bij bestaande werkprocessen en systemen.
• Geen extra kosten of nieuwe tools nodig.

Nadelen:

• Vaak beperkte analysemogelijkheden.
• Minder geschikt voor trendanalyse of schoolbrede inzichten.
• Geen kant en klaar registratiesysteem wat direct aan de eisen voldoet.

Een gespecialiseerd registratiesysteem

Scholen kunnen ook kiezen voor een specifiek systeem dat zich richt op het registreren en analyseren van incidenten en gedrag. Een voorbeeld hiervan is het systeem Swis Suite.

Voordelen:

• Gericht op consistente registratie.
• Sterke analysemogelijkheden (trends, patronen, dashboards).
• Voldoet aan alle eisen.

Nadelen:

• Meestal kosten aan verbonden.
• Implementatie en training nodig.
• Minder geïntegreerd met bestaande schoolsystemen.