Helpdesk
Winkelwagen

Calamiteiten

po vo mbo

Over Calamiteiten

Onderwijsinstellingen zien zich steeds vaker geconfronteerd met incidenten, calamiteiten of schokkende gebeurtenissen, waarbij studenten en/of docenten betrokken zijn. Dit soort gebeurtenissen ontwricht de dagelijkse (studie)activiteiten. Denk bijvoorbeeld aan de impact van geweld of bedreiging tegen studenten of incidenten met dodelijke afloop.

Ook ná een calamiteit, bel School & Veiligheid: 030 – 285 66 16. Onze helpdesk is elke schooldag van 9.00-16.00 uur bereikbaar. Mailen kan ook: helpdesk@schoolenveiligheid.nl.

Hoewel onderwijsinstellingen draaiboeken hebben voor het omgaan met calamiteiten, staan ze vaak voor dilemma’s. Ze moeten onder grote druk beslissingen nemen. Zeker in een tijd dat (sociale) media al op grote schaal informeren of speculeren.

Soms is niet duidelijk of er sprake is van een calamiteit of een incident. Een incident kan ook overgaan in een calamiteit. Wat is het verschil?

Calamiteit

Bij grootschalige gebeurtenissen waarbij grote groepen worden bedreigd, omkomen of gewond raken, spreken we van rampen en calamiteiten. De impact van een calamiteit is dusdanig ingrijpend dat het de dagelijkse gang van zaken op de onderwijsinstelling ontwricht; er is sprake van chaos en verwarring. De veiligheid en welbevinden van de school als geheel is aangetast.

Voorbeelden van calamiteiten zijn het onverwacht overlijden van een docent of student, suïcide, (bus)ongeval met ernstig letsel, seksueel misbruik of een schietpartij. Een calamiteit vraagt om buitengewone inspanning van directie en medewerkers. Ook kun je voor ondersteuning een beroep doen op het calamiteitenteam van Stichting School & Veiligheid.

Incident

Een incident is een nare gebeurtenis. In vergelijking met een calamiteit is er bij een incident een relatief lichte verstoringen van de dagelijkse gang van zaken. Bij slachtoffers van een incident kan een gevoel van verslagenheid ontstaan. Vooral als er sprake is van een opzettelijk of verwijtbaar gedrag van anderen.

Voorbeelden zijn een vechtpartij, een bedreiging of diefstal.

Was deze info nuttig?

Het calamiteitenteam van School & Veiligheid

Het calamiteitenteam van School & Veiligheid bestaat uit de helpdesk (eerste opvang) en adviseurs. Het team bestaat uit crisis- en onderwijsexperts en heeft ruime ervaring in gespreksvoering bij crisissituaties.

Helpdesk

De helpdesk van Stichting School & Veiligheid vangt de school in eerste instantie op met preventief advies en voorlichting. Afhankelijk van de ernst van de calamiteit zet de helpdesk in overleg met de school de adviseur van het calamiteitenteam in.

Crisisadviseurs

Als er een calamiteit op school heeft plaatsgevonden en de schoolleiding heeft behoefte aan ondersteuning, dan zetten wij onze adviseurs van het calamiteitenteam in. Zij komen langs als zich een situatie heeft voorgedaan die impact heeft op een grote groep mensen binnen de school en/of wanneer deze situatie de dagelijkse activiteiten op school ontwricht.

adviseur calamiteitenteam Stichting School & Veiligheid Ine Spee
Ine Spee, Crisisadviseur: 06 – 445 25 101
calamiteitenteam lynn louwe
Lynn Louwe, Crisisadviseur: 030 – 285 65 13

Herstel onderwijssituatie

Het calamiteitenteam ondersteunt besturen, directies en leraren. Zij denken mee over dilemma’s en oplossingen. Ze ondersteunen geen leerlingen maar zetten in op empowerment van de leraren, mentoren en leidinggevenden. Het doel van de inzet van het calamiteitenteam is om de onderwijssituatie te herstellen na een calamiteit. Als de adviseurs op locatie komen, zijn de eerste acht uur kosteloos.

Stichting School & Veiligheid en KPC Groep hebben hun krachten gebundeld en werken samen in de ondersteuning bij calamiteiten.

Was deze info nuttig?

Crisisplan en crisisteam

De meeste onderwijsorganisaties hebben hun veiligheidsbeleid goed op orde. Het toevoegen van een crisisplan is een logische vervolgstap.

Crisisplan

Het crisisplan is bedoeld voor complexe en uitzonderlijke situaties die je niet met een bestaand draaiboek kan aanpakken. In het crisisplan staan op welke situaties (crisisscenario’s) de organisatie en haar medewerkers goed voorbereid moeten en willen zijn.

Geef in het crisisplan aan wat crisismanagement anders maakt dan reguliere incidenten, in termen van (project)structuren, verantwoordelijkheden, bezetting en bevoegdheden. Beschrijf ook welke plannen, procedures en draaiboeken al aanwezig zijn om incidenten en verstoringen op te vangen.

Het beste is om meerdere exemplaren van een draaiboek te hebben zowel in de school als daarbuiten. Zorg dat iedereen die het moet weten, ook daadwerkelijk weet op welke plekken de draaiboeken liggen.

In het draaiboek moeten duidelijke aanwijzingen staan voor hoe te handelen. En het moet een zo compleet mogelijke lijst van adres- en persoonsgegevens bevatten van de mensen die je moet waarschuwen als er een calamiteit is. Raadpleeg het draaiboek regelmatig en pas de gegevens aan als dat nodig is.

Crisisteam

Het crisisteam bestaat in ieder geval uit een vertegenwoordiger van de directie en een vertegenwoordiger van het bestuur. Vul het crisisteam zo nodig aan met experts. Maak het crisisteam niet te groot: dan wordt het onwerkbaar.

Verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Vanwege de afwijkende manier van werken, is het belangrijk om de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (mandaat) van de diverse crisisteams en -leden helder te hebben. Een veelgebruikte methode is om per rol (voorzitter, notulist, communicatieadviseur, enzovoorts) op hoofdlijnen uit te schrijven wat de taken zijn. Op die manier is het ook duidelijk welke taken overgenomen moeten worden als (nog) niet iedereen er is.

Consultatie deskundigen

Het kan nodig zijn om het crisisteam incidenteel of permanent te versterken met een externe adviseur. Het heeft de voorkeur om lokale ondersteuning te organiseren.

Tips

  • Neem contact op met een mbo-instellingen die eerder al een (vergelijkbare) crisis heeft meegemaakt.
  • Zorg voor procescoördinatie voor het deel buiten de onderwijsinstelling. Eventueel kan een externe procesleider (van een lokale of landelijke organisatie) hierin ondersteuning bieden.

Netwerkpartners

Bij een calamiteit is het van belang om te weten met welke andere partijen de school rekening moet houden en met welke partijen de school kan samenwerken. De partijen die kunnen helpen om de calamiteit op te lossen, verschillen per calamiteit. Denk daarbij aan politie, brandweer en andere hulpverleners. De overheid heeft zich georganiseerd in veiligheidsregio’s. Zorg dat de informatie-uitwisseling onderling goed geregeld is, bijvoorbeeld via een convenant.

Coördinatie en advies door GGD

De GGD kan bij een crisis op school die tot maatschappelijke onrust leidt, ondersteuning bieden in het coördineren en adviseren. Zij hebben deskundigheid op het gebied van gezondheid en veiligheid. Zij kunnen ook adviseren over psychosociale hulp (pdf) en de overdracht naar reguliere zorg.

De ondersteuning van de GGD is aanvullend op de inzet van het calamiteitenteam van School & Veiligheid: de psychosociale hulpverleners kennen en werken samen met de lokale ketenpartners en kunnen op die manier het hulpaanbod coördineren.

Handelingsprotocol politie

Helaas heeft elke school te maken met grensoverschrijdend gedrag. Om in dergelijke situaties planmatig, verstandig, eenduidig en consequent te kunnen handelen zijn duidelijke richtlijnen noodzakelijk. Om die reden heeft de politie dit incidenten handelingsprotocol (pdf) opgesteld.

Meldpunt vertrouwensinspecteurs

Binnen de Inspectie van het Onderwijs heeft een klein team van inspecteurs, naast hun toezichthoudende taak, een bijzondere taak: zij zijn vertrouwensinspecteur (VI). Ouders, studenten, docenten, directies en besturen, maar ook vertrouwenspersonen kunnen de vertrouwensinspecteur van de Inspectie van het Onderwijs raadplegen wanneer zich in of rond de school (ernstige) problemen voordoen op het gebied van:

  • seksuele intimidatie en seksueel misbruik (zedenmisdrijven)
  • psychisch en fysiek geweld
  • discriminatie en radicalisering

Dit team heeft ook de taak van vertrouwensinspecteur voor de kinderopvang en Caribisch Nederland.

Oefenen

Een calamiteit doet zich vaak onaangekondigd aan. Accuraat en snel handelen is daarbij belangrijk. Daarom is het handig om met het crisisteam te oefenen. Op die manier komen aandachtspunten aan het licht en weet je wat er tijdens een crisissituatie allemaal op de school afkomt. Bovendien draagt oefenen bij aan het veiligheidsbewustzijn in de organisatie en de samenwerking met externe partners in veiligheid.

Was deze info nuttig?

Kennisbank artikelen over dit onderwerp:

Communicatie na seksueel grensoverschrijdend gedrag door een schoolmedewerker

povomboCalamiteitenSeksuele grensoverschrijdingToon nog 2 tags

Dit artikel biedt handreikingen hoe je leerlingen, ouders en personeel kunt informeren over een incident rond seksueel grensoverschrijdend gedrag van een medewerker.

In- en externe crisiscommunicatie

Bij een calamiteit is het van cruciaal belang dat de directie iedereen binnen de school snel en accuraat informeert. Zowel over de situatie als over de (vervolg)stappen die je als directie neemt. Op die manier kan de onderwijsinstelling het veiligheidsgevoel zo snel mogelijk weer herstellen.

Informeer niet alleen de personeelsleden over wat er is gebeurd, maar ook studenten en eventueel ouders. Personeelsleden kunnen ook een rol spelen bij het informeren en begeleiden van studenten.

Personeel informeren

Het is heel belangrijk dat je het personeel goed informeert en instrueert. Alleen als personeelsleden beschikken over de juiste informatie kunnen ze de studenten goed informeren en begeleiden. Ook moeten zij instructies en tips krijgen over de wijze waarop zij de boodschap moeten communiceren, over de opvang binnen en buiten de onderwijsinstelling en over de gang van zaken in de komende dagen.

Het is aan te bevelen om dagelijks alle personeelsleden te informeren over waar ze terecht kunnen met vragen; in sommige gevallen zelfs vaker op een dag. Waarom is dit belangrijk?

  • Als iedereen beschikt over dezelfde, meest recente informatie kan er niet of nauwelijks ‘ruis’ ontstaan.
  • Problemen die ontstaan tijdens het werk kunnen tijdens een briefing snel opgepakt worden.

Studenten informeren

Om studenten te informeren, zijn er verschillende mogelijkheden:

  • Je kunt als directie of bestuur zelf alle studenten tegelijk te informeren of
  • je kunt de studenten per studiegroep informeren; dat kun je ook laten doen door een docent.

Als emoties een rol spelen, zet dan de inhoudelijke boodschap goed en duidelijk op papier. Dat geeft docenten houvast: zo weten ze wat ze moeten zeggen. Ondersteun docenten en bereid ze voor op het gesprek met hun studenten, bijvoorbeeld door het gesprek te oefenen. Het kan zijn dat een docent zich er niet prettig bij voelt, laat het informeren dan door een collega overnemen.

Studenten kunnen van studiegenoten en/of ouders soms informatie krijgen die onjuist is of die gebaseerd is op angst of ‘horen van’. Houd hier rekening mee in je contact met studenten.

Privacy bij dossiervorming

Dossiervorming is belangrijk bij het volgen van studenten. Houd bij een calamiteit de gevoerde gesprekken bij in een logboek, zo blijft duidelijk met wie je welke informatie hebt gedeeld. Bewaar e-mails en andere communicatie zo overzichtelijk mogelijk. Bij een calamiteit krijgt het bijhouden van een dossier dus ook een procesmatige kant. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens alleen toegestaan als het een duidelijk doel heeft en het noodzakelijk is. De onderwijsinstelling heeft een verantwoordelijkheid in:

  • Het waarborgen van de privacy van de studenten en het personeel.
  • Het informeren van studenten over de wijze waarop school persoonsgegevens verwerkt. Bij minderjarige studenten gaat het om de ouders van studenten.
  • Het informeren van ouders over hun rechten als hun studerende kinderen nog minderjarig zijn.
  • Het niet zonder toestemming of informeren gegevens uitwisselen of openbaar maken.
  • Het beveiligen van persoonsgegevens om misbruik te voorkomen.
  • Het instrueren van medewerkers over wat is toegestaan rond het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens.

Houd bij het verstekken van informatie vanuit het privacy-oogpunt van de betrokken medewerkers rekening met het volgende:

  • Gebruik neutrale bewoordingen bij (mondelinge én schriftelijke) mededelingen over de situatie.
  • Noem geen details en noem ook geen namen.

Omgaan met de media

Wanneer de calamiteit nieuwswaarde heeft, staan journalisten en cameraploegen vaak snel op de stoep. Hoe ga je daarmee om?

Ook al heb je studenten gevraagd om de pers te mijden, het zal voor sommige lastig zijn om zich aan die afspraak te houden. Bij incidenten lopen emoties vaak hoog op. Studenten staan vaak te popelen om in beeld te komen zodra er camera’s verschijnen. Journalisten maken hier dankbaar gebruik van.

De volgende punten zijn van belang:

Handel proactief: Als je de media mijdt loopt je het risico dat journalisten informatie via andere kanalen inwinnen. Het is tegenwoordig onmogelijk een incident ‘binnenshuis’ te houden. Door de komst van smartphones en sociale media verspreidt nieuws zich razendsnel.

Perswoordvoerder: Benoem één persoon doe namens de onderwijsinstelling optreedt als woordvoerder naar de pers. Dat hoeft niet per se de directeur of bestuurder te zijn. Het moet wel iemand zijn die informatie goed kan verwoorden en die gezag uitstraalt.

Was deze info nuttig?

Nazorg en herstel

De nazorg is de fase die volgt op de acute calamiteit. In de nazorg zijn de inspanningen erop gericht om terug te keren naar ‘het reguliere’ (afschaling).

Nazorg

Doel van de nazorg is het afronden van de ontstane situatie en voorkomen dat de nasleep van een calamiteit onvoldoende aandacht krijgt, waardoor de calamiteit opnieuw kan opspelen.

Leg vast wie binnen de crisisorganisatie bevoegd is om af te schalen. Het is raadzaam om het verloop gedurende de calamiteit achteraf te evalueren en de lessen goed te borgen. Als er hulpdiensten vanuit de veiligheidsregio bij betrokken zijn dan vindt daar vaak ook een evaluatie plaats.

Evaluatie

Een evaluatie is om meerdere reden van belang.

De evaluatie is een leermoment. Zo kan tijdens de evaluatie blijken dat je het bestaande beleid en de visie moet aanpassen. Veranker dan de (nieuwe) afspraken en/of regels in preventief beleid. Verder kan een evaluatie recht doen aan een periode die voor het personeel soms heel heftig en/of emotioneel is geweest. Ook kan een goede evaluatie erkenning geven aan de rol die men heeft gehad. En tenslotte kan de evaluatie duidelijk maken dat er nog losse eindjes zijn, die je nog moet oppakken.

Betrek bij de evaluatie niet alleen personeelsleden, maar ook betrokken studenten.

Was deze info nuttig?

Was deze info nuttig?

Creëer een sociaal veilige sfeer op school